حسابداری ابری در دنیای امروز به یکی از تحولات بزرگ در زمینه مدیریت مالی و حسابداری تبدیل شده است. در این عصر دیجیتال که روزبهروز سرعت و دقت اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا میکند، کسبوکارها به دنبال راهکارهایی هستند که به آنها دادههای مالی خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند. در واقع این فناوری نوین با فراهم کردن دسترسی آسان و سریع به اطلاعات مالی از طریق سرورهای ابری (سرور ابری چیست؟) ، امکان مدیریت حسابها را از هر مکان و در هر زمانی ممکن میکند. در این مقاله به طور کامل حسابداری ابری چیست؟ و چه مزایا و کاربردهای دارد.
حسابداری ابری چیست؟
این سوال یکی از مهمترین و اصلیترین سوالاتی است که معمولا صاحبان کسبوکارها و علاقهمندان به حوزه حسابداری با آن مواجه میشوند. در پاسخ به این سوال باید گفت که حسابداری ابری (Cloud Accounting) به معنای انجام وظایف پایهای حسابداری، مانند مدیریت و تراز کردن دفاتر مالی، با استفاده از نرمافزارهایی است که در فضای ابری قرار دارند. این نرمافزارها اغلب بهصورت مدل “نرمافزار بهعنوان سرویس” ارائه میشوند. اگه میخواهید در مورد نرم افزار به عنوان سرویس بیشتر بدانید پیشنهاد می کنم مقاله saas چیست؟ را بخوانید:
سرویس به عنوان نرمافزار (Software as a Service | SaaS) به روشی منحصربهفرد از توزیع نرمافزار گفته میشود که در آن، ارائهدهندگان خدمات ابری، میزبانی اپلیکیشنهای گوناگون را برعهده میگیرند و آنها را از طریق اینترنت در دسترس کاربران میگذارند.
در این سیستم، کارکنان داخلی یا حسابداران خارجی میتوانند وظایفی نظیر مدیریت حسابهای پرداختنی و دریافتنی، دفتر کل و بسیاری موارد دیگر را از طریق برنامههای ابری مدیریت کنند. برخلاف سیستمهای سنتی که بر روی سرورها یا هارد دیسکهای محلی اجرا میشوند، حسابداری ابری بر روی پلتفرم ارائهدهنده خدمات ابری قرار دارد و از طریق اینترنت قابل دسترسی است.
بر اساس آمارهای سال ۲۰۱۹، حدود ۶۰ درصد از شرکتهای آمریکایی از نرمافزارهای ابری برای مدیریت امور مالی و حسابداری خود استفاده میکنند. در واقع این آمار به ما میگوید که تنها ۲۲ درصد از کسبوکارها برنامهای برای استفاده از این فناوری در آینده ندارند.
همچنین سیستم حسابداری ابری با ارائه دسترسی چند کاربره و ذخیرهسازی امن اطلاعات در سرورهای ابری، امکان ذخیره و پردازش دادههای مالی را بهصورت آنلاین فراهم میکند. کاربران میتوانند از هر جایی که به اینترنت دسترسی دارند، اسناد و گزارشهای مالی را ببینند و تحلیل کنند. بهطورکلی این فناوری به شرکتها کمک میکند فرآیندهای کاری خود را بهینهسازی کنند و رشد کسبوکار را افزایش دهند. با خرید فضای ابری، میتوانید دادههای خود را در محیطی امن و همیشه در دسترس ذخیره کنید و در هر زمان و مکان به آنها دسترسی داشته باشید. در نرمافزار حسابداری ابری نیز تمامی اطلاعات از طریق اینترنت قابل دسترسی است.
نرمافزار حسابداری ابری چیست؟
کسانی که هنوز نمیدانند نرمافزار حسابداری ابری چیست، یکی از بهترین و کاربردیترین ابزار این حوزه را از دست دادهاند. در واقع Cloud Accounting یک سیستم پیشرفته و مدرن است که به کاربران اجازه میدهد عملیاتهای مالی خود را به صورت آنلاین و از طریق اینترنت مدیریت کنند. در این روش، دیگر نیازی به نصب نرمافزارهای حجیم روی کامپیوترهای شخصی یا سرورهای محلی نیست. نرمافزار بهصورت مستقیم از سرورهای ابری اجرا میشود و به کاربران اجازه میدهد تا بدون محدودیت جغرافیایی، به اطلاعات حسابداری خود دسترسی داشته باشند.
این سیستمها با استفاده از مرورگر وب یا اپلیکیشنهای موبایل کار میکنند و به کسبوکارها این امکان را میدهند تا در هر لحظه تراکنشهای مالی خود را ثبت کنند و بررسی هزینهها را انجام دهند. همچنین این برنامه امکان تهیه گزارشهای مالی دقیق را فراهم میکند. نرمافزارهای حسابداری ابری به دستههای زیر تقسیم میشوند:
- ابری عمومی: این نوع از نرمافزارها منابع محاسباتی و ذخیرهسازی را از طریق اینترنت به صورت عمومی ارائه میدهند و چندین کسبوکار میتوانند بهطور همزمان از این زیرساختها استفاده کنند.
- ابری اختصاصی: این نوع از سیستمها به طور خاص برای یک کسبوکار یا سازمان طراحی شده و در یک شبکه خصوصی اجرا میشوند. در این حالت، کسبوکارها کنترل کاملی بر روی دادهها و زیرساختهای خود دارند.
- ابری ترکیبی: این مدل ترکیبی از ابر عمومی و اختصاصی است که امکان انتقال و اشتراکگذاری دادهها و برنامهها بین این دو را فراهم میکند. البته فضای ابری هیبریدی در مدیریت زیرساختها، دادهها و امنیت انعطافپذیری بیشتری به کسبوکارها ارائه میدهد.
نرمافزار حسابداری ابری چه کاربردهایی دارد؟
نرمافزارهای حسابداری ابری به دلیل قابلیتهای پیشرفته و انعطافپذیر خود، به کسبوکارها این امکان را میدهند که فرآیندهای مالی خود را به شکلی کارآمدتر و هوشمندتر مدیریت کنند. این سیستمها با ارائه امکانات متنوع، به شرکتها و حتی افراد کمک میکنند تا کنترل بهتری بر روی دادههای مالی خود داشته باشند. در ادامه، برخی از مهمترین کاربردهای این نوع از نرمافزارهای حوزه حسابداری را معرفی خواهیم کرد:
- گزارشدهی دقیق و لحظهای: این نرمافزارها دارای ابزارهای قدرتمند گزارشدهی هستند که به کاربران اجازه میدهد بهسرعت به اطلاعات مالی مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. گزارشها به شکل نمودارها و داشبوردهای گرافیکی ارائه میشوند و شاخصهای کلیدی مالی را بهطور دقیق نمایش میدهند.
- پشتیبانگیری خودکار از دادهها: یکی از کاربردهای کلیدی این نرمافزارها، پشتیبانگیری خودکار از دادههای مالی است. در صورت بروز مشکلات پیشبینینشده یا قطع دسترسی، کاربران همچنان میتوانند به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند و از امنیت آنها اطمینان حاصل کنند.
- مدیریت موجودی و سفارشات: این نرمافزارها بهویژه برای فروشگاههای اینترنتی کاربرد فراوانی دارند. کاربران میتوانند بهصورت دقیق موجودی کالاها و وضعیت سفارشها را مدیریت کنند و از هر نقطه به دادههای مرتبط با فروش و حسابداری دسترسی داشته باشند.
- ثبت و صدور فاکتور: نرمافزارهای ابری حسابداری امکان ثبت سریع فاکتورها را فراهم میکنند و به کسبوکارها این امکان را میدهند که بهراحتی فاکتورهای مشتریان خود را مدیریت کنند و پرداختها را بهصورت آنلاین ردیابی نمایند.
- حسابداری شخصی: این سیستمها میتوانند به افراد کمک میکنند تا امور مالی شخصی خود را بهتر مدیریت کنند. با اتصال اپلیکیشنهای پرداخت به نرمافزار حسابداری ابری، کاربران میتوانند تراکنشهای شخصی خود را کنترل کرده و تسلط بیشتری بر روی هزینهها و درآمدهای خود داشته باشند.
انتخاب یک راهکار مناسب برای حسابداری ابری مستلزم داشتن زیرساخت ابری قوی و ایمن است. شرکتهایی که قصد دارند سیستمهای مالی خود را به فضای ابری منتقل کنند، باید بدانند که مهاجرت ابری چیست و چه مراحلی را برای پیادهسازی موفق آن باید طی کنند.
مزایای استفاده از حسابداری ابری
حسابداری ابری با ارائه طیف وسیعی از مزایا، به یکی از انتخابهای برتر در دنیای مالی و حسابداری تبدیل شده است. این مزایا به سازمانها کمک میکنند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و فرآیندهای مالی را با دقت و کارایی بیشتری انجام دهند. در ادامه، مهمترین مزایای حسابداری به روش ابری را معرفی خواهیم کرد:
1. اتوماسیون فرآیندها
نرمافزارهای حسابداری ابری بسیاری از وظایف دستی را خودکار میکنند. اتصال حسابهای بانکی به سیستم، باعث ثبت خودکار تراکنشها میشود و نیازی به ورود دستی اطلاعات یا وارد کردن فایلهای حجیم نخواهد بود. همچنین، تطابق خودکار صورتحسابهای بانکی با دفاتر مالی و ارسال خودکار فاکتورها به مشتریان یا پرداخت به تأمینکنندگان در تاریخهای مشخص، سرعت بستن حسابها را افزایش میدهد.
2. دسترسی آسان و همهجانبه
با استفاده از حسابداری ابری، تنها با یک اتصال اینترنتی، مرورگر و اطلاعات ورود، میتوانید به سیستم دسترسی داشته باشید. در واقع این نرمافزار به کاربران امکان میدهد از دستگاههای مختلفی همچون گوشیهای هوشمند و تبلتها برای انجام امور مالی خود استفاده کنند. حتی حسابدارانی که در شرکت حضور ندارند، میتوانند به دادههای مالی دسترسی پیدا کنند و مسائل مهم را به مدیران اطلاع دهند.
3. کاهش هزینههای عملیاتی
استفاده از فناوری ابری به شرکتها کمک میکند هزینههای مربوط به خرید سختافزار و مدیریت داخلی سیستمهای فناوری اطلاعات را کاهش دهند. با حذف نیاز به خرید سرورهای پرهزینه و کاهش نیاز به نیروی فنی برای نگهداری سیستم، هزینه کلی مالکیت (TCO) کاهش مییابد. همچنین، نیازی به پرداخت هزینههای سنگین برای ارتقاء و نگهداری سیستمهای محلی نیست.
4. امنیت دادهها
امنیت اطلاعات در حسابداری ابری بسیار بالا است. ارائهدهندگان نرمافزار ابری از پروتکلهای امنیتی (پروتکل چیست؟) پیچیدهتری نسبت به سیستمهای محلی استفاده میکنند. دادههای مالی بهطور مرتب پشتیبانگیری میشوند و در چندین مکان مختلف ذخیره میشوند. انجام این کار خطر از دست دادن اطلاعات بهخاطر حوادثی مانند آتشسوزی یا بلاهای طبیعی را بهطور قابل توجهی کاهش میدهد. همچنین، با عدم ذخیره دادهها بر روی دستگاههای محلی، خطر سرقت اطلاعات کاهش پیدا میکند.
5. قابلیت مقیاسپذیری
نرمافزارهای ابری بهراحتی با نیازهای در حال تغییر کسبوکار هماهنگ میشوند. هر زمان که شرکت شما رشد کند، میتوانید بدون نیاز به خرید سختافزار جدید، بهسادگی فضای سرور و منابع مورد نیاز را افزایش دهید. در واقع این انعطافپذیری به شرکتها کمک میکند که با سرعت بیشتری به نیازهای جدید واکنش نشان دهند.
6. افزایش همکاری و هماهنگی
یکی از مزایای مهم حسابداری ابری، امکان دسترسی همزمان چندین کاربر به دادههای مالی است. این ویژگی باعث میشود که بخشهای مختلف سازمان بتوانند به دادههای مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند و بدون وابستگی به یک فرد خاص، اطلاعات لازم را دریافت کنند. این شفافیت دادهها به تسهیل پروژههای مشترک بین دپارتمانها کمک میکند و همکاری تیمها را افزایش میدهد.
7. پیادهسازی سریعتر
راهاندازی یک سیستم حسابداری ابری نسبت به سیستمهای سنتی زمان بسیار کمتری نیاز دارد. در واقع با استفاده از این سیستم دیگر نیازی به خرید و نصب سرورهای محلی یا آموزش تیمهای فناوری اطلاعات برای مدیریت سیستم نیست. ارائهدهندگان نرمافزار ابری تجربه زیادی در پیادهسازی دارند و این فرآیند را با روشهای کارآمد و استاندارد شده انجام میدهند.
برای بهرهبرداری بهتر از حسابداری ابری، شرکتها باید از یک راهکار مطمئن جهت نگهداری دادههای مالی خود استفاده کنند. درک این موضوع که فضای ابری چیست و چگونه میتوان از آن برای ذخیرهسازی و پشتیبانگیری اطلاعات مالی بهره برد بسیار مهم است و به سازمانها کمک میکند تا از امنیت و کارایی بیشتری برخوردار شوند.
تفاوت حسابداری ابری و حسابداری سنتی
با پیشرفت فناوری، حسابداری نیز دستخوش تغییرات عمدهای شده است. حسابداری سنتی و ابری هر دو برای مدیریت امور مالی و حسابداری استفاده میشوند، اما نحوه کارکرد آنها بسیار متفاوت است. برای اینکه بیشتر از پیش با حسابداری سنتی و حسابداری ابری آشنا شوید و بتوانید بهترین گزینه را برای کسبوکار خود انتخاب کنید، ابتدا باید با تفاوتهای برجسته آنها آشنا شوید. در ادامه مهمترین و اصلیترین تفاوتهای حسابداری سنتی و ابری را معرفی خواهیم کرد:
1. نصب و راهاندازی
در حسابداری سنتی، نصب نرمافزار نیاز به فرآیندهای پیچیده و پرهزینه دارد. این فرآیند شامل نصب نرمافزار بر روی هر کامپیوتر و همچنین خرید و نگهداری سرورها است. در مقابل، حسابداری ابری به راحتی و بدون نیاز به نصب بر روی هر دستگاه، از طریق مرورگرهای اینترنتی در دسترس خواهد بود. بهطورکلی این تفاوت روند راهاندازی را سریعتر و سادهتر میکند.
2. هزینهها و نگهداری
هزینههای حسابداری سنتی معمولاً بسیار بالا است. در این نوع حسابداری، نیاز به خرید سختافزار، سرورها و تیم IT برای نگهداری سیستم وجود دارد. از سوی دیگر، حسابداری ابری هزینههای سرسامآور زیرساختی را حذف کرده است و خدمات را بر اساس اشتراک ماهانه ارائه میدهد. این امر منجر به کاهش قابل توجه هزینهها و عدم نیاز به خرید تجهیزات میشود.
3. همکاری و دسترسی
در سیستم سنتی، همکاری و اشتراکگذاری اطلاعات بین اعضای تیم یا مشتریان از راه دور دشوار است و نیاز به ارسال فایلها از طریق ایمیل دارد. در طرف مقابل، حسابداری ابری تمام دادهها را در یک فضای مشترک قرار میدهد و امکان دسترسی و ویرایش همزمان اطلاعات را از هر مکان و با هر دستگاهی برای تیمها فراهم میکند. در واقع این امر همکاری را سریعتر و کارآمدتر خواهد کرد.
4. امنیت و پشتیبانگیری
در حسابداری سنتی، امنیت اطلاعات به عهده شرکت است و نیاز به پشتیبانگیری منظم و ذخیرهسازی در مکانهای مختلف دارد. در طرف مقابل هنگام استفاده از حسابداری ابری، دادهها بهطور خودکار در سرورهای مختلف پشتیبانگیری میشوند و در صورت بروز مشکلات، دادهها در امان خواهند بود. همچنین، ریسک از دست رفتن اطلاعات در صورت بروز مشکلات سختافزاری به حداقل میرسد.
5. پشتیبانی فنی
سیستمهای سنتی نیاز به تیم IT داخلی دارند که نرمافزار را بهروز رسانی و مشکلات را حل کنند، در حالی که حسابداری ابری این خدمات را بهطور خودکار و ۲۴ ساعته ارائه میدهد. در واقع این نوع از خدماترسانی به شرکتها کمک میکند تا بدون نیاز به متخصصان داخلی، سیستم را بهروز و کارا نگه دارند.
6. تسهیل گزارشدهی و تحلیلهای پیشرفته
در حسابداری سنتی، فرآیندهای گزارشدهی و تحلیلهای مالی معمولاً زمانبر و پیچیده هستند. در واقع ازآنجاییکه دادهها در سیستمهای مختلف و روی کامپیوترهای زیادی ذخیره میشوند، هماهنگی میان آنها نیازمند زمان و منابع است. در حسابداری ابری، این فرآیندها بهطور خودکار و در زمان واقعی انجام میشوند و کسبوکارها میتوانند گزارشها و تحلیلهای مالی را سریعتر و با دقت بیشتری دریافت کنند.
7. بهروز بودن نرمافزار
در حسابداری سنتی، بهروزرسانی نرمافزارها و سیستمها معمولاً نیاز به نصب نسخههای جدید، انجام تنظیمات و صرف زمان دارد، اما در حسابداری ابری، بهروزرسانیها بهصورت خودکار و بدون نیاز به دخالت کاربران انجام میشود و سیستم همیشه بهروز و سازگار با نیازهای جدید است.
8. انعطافپذیری در تطبیق با تغییرات کسبوکار
در حسابداری سنتی، تغییرات عمده در سیستم نیاز به خرید سختافزار و نرمافزار جدید دارد. همچنین باید برای نصب و راهاندازی این نرمافزارها و سختافزارها، زمان زیادی صرف شود. در حسابداری ابری، کسبوکارها میتوانند بدون نیاز به سرمایهگذاریهای اضافی در سختافزار و نرمافزار، بهراحتی منابع خود را بهطور مقیاسپذیر افزایش یا کاهش دهند.
– برای آشنایی با نحوه کار و کاربردها و مزایا و معایب رایانش ابری و سرویس های پرکاربرد محاسبات ابری مقاله رایانش ابری (کلود کامپیوتینگ چیست) در وبلاگ ایران سرور بخوانید.
بهترین نرم افزارهای حسابداری ابری رایگان
اکثر نرمافزارهای حسابداری ابری رایگان بهصورت نسخههای آزمایشی یا دمویی ارائه میشوند که معمولاً برای مدتی محدود به کاربران اجازه استفاده رایگان از امکانات نرمافزار را میدهند. این نرمافزارها بیشتر با هدف معرفی خدمات و قابلیتها به مخاطب عرضه میشوند و پس از اتمام دوره آزمایشی، برای ادامه استفاده از نرمافزار، باید هزینه خاصی پرداخت کنید.
اگر به دنبال نرمافزار حسابداری کاملاً رایگان هستید، ممکن است نیاز به بررسی محدودیتها و هزینههای پنهان آنها داشته باشید. با این حال، بسیاری از این نرمافزارها با ویژگیهای قدرتمند خود میتوانند نیازهای ابتدایی کسبوکارهای کوچک را بهخوبی پوشش دهند. مواردی که در ادامه معرفی میکنیم، از جمله بهترین نرمافزارهای حسابداری ابری به شمار میآیند:
1. نرمافزار FreshBooks
نرمافزار حسابداری FreshBooks یک سیستم کامل و جامع است که تمامی نیازهای کاربران را از نظر امنیت، پشتیبانی فنی، خدمات مشتری و راحتی استفاده پوشش میدهد. با استفاده از نسخه آزمایشی و رایگان این نرمافزار، میتوانید به راحتی وارد دنیای حسابداری ابری شوید و نحوه عملیات حسابداری را با ابزارهای آنلاین تجربه کنید. این نرمافزار بهویژه برای کسبوکارهای کوچک و فریلنسرها طراحی شده و امکان مدیریت صورتحسابها، پروژهها و هزینهها را بهسادگی فراهم میکند.
2. نرمافزار NetSuite ERP
NetSuite ERP مجموعهای کامل از راهکارهای نرمافزاری تجاری به شمار میآید که توسط Oracle ارائه شده است. این نرمافزار قابلیت سفارشیسازی بالایی دارد و به کاربران این امکان را میدهد که بهراحتی با شرکای تجاری خود ارتباط برقرار کنند. اگر به دنبال یک راهکار همهجانبه برای مدیریت امور مالی و حسابداری کسبوکار خود بهطور یکپارچه هستید، NetSuite یکی از گزینههای عالی است.
3. نرمافزار QuickBooks Online
QuickBooks یکی از محبوبترین بستههای نرمافزاری حسابداری به شمار میآید که بیشتر برای کسبوکارهای کوچک و متوسط طراحی شده است. این نرمافزار امکاناتی همچون پذیرش پرداختها، انجام امور حقوق و دستمزد و مدیریت حسابها را بهصورت آنلاین فراهم میکند. نسخه آنلاین QuickBooks به کاربران این امکان را میدهد که از هر نقطه و با هر دستگاهی، عملیات حسابداری خود را بهراحتی انجام دهند.
4. نرمافزار Zoho Books
Zoho Books یک نرمافزار حسابداری ابری است که امکانات متنوعی برای کسبوکارها فراهم میآورد. این نرمافزار امکان ردیابی هزینهها، ایجاد تخمینها و صدور فاکتورها را بهسادگی فراهم میکند. Zoho Books برای کسبوکارهایی که بهدنبال نرمافزاری با قابلیتهای چندگانه و رابط کاربری ساده هستند، یک انتخاب عالی است.
5. نرمافزار Bonsai
Bonsai یکی دیگر از بهترین نرمافزارهای مدیریت مالی است که برای کسبوکارهای کوچک مانند فریلنسرها گزینه بسیار خوبی به شمار میآید. این نرمافزار از امکانات صدور فاکتور، مدیریت پروژه، مدیریت مشتری و قالبهای متنوع پشتیبانی میکند. اگر شما یک فریلنسر یا صاحب کسبوکار کوچک هستید که نیاز به ابزارهای مالی ساده و کارآمد دارید، Bonsai را برای کارهای حسابداری ابری انتخاب کنید.
چه نوع کسب و کارهایی به حسابداری ابری نیاز دارند
نرمافزارهای Cloud Accounting به دلیل انعطافپذیری، دسترسی آسان و ویژگیهای پیشرفتهای که دارند، میتوانند به هر کسبوکاری که نیاز به مدیریت مالی کارآمد و کاهش هزینهها داشته باشد، کمک کنند. این نرمافزارها بهویژه برای کسبوکارهایی که به دنبال ارتقای کارایی، دسترسی به دادههای لحظهای و مدیریت بهتر منابع مالی هستند، گزینهای ایدهآل به شمار میآیند. در ادامه مهمترین و اصلیترین کسبوکارهایی که به حسابداری ابری نیاز دارند را معرفی خواهیم کرد:
1. کسبوکارهای کوچک و متوسط
برای کسبوکارهای کوچک و متوسط که نیاز به یک سیستم حسابداری ساده و مقرونبهصرفه دارند، نرمافزارهای حسابداری ابری میتوانند گزینهای عالی باشند. این سیستمها نیازی به نصب و نگهداری سختافزار ندارند و ازآنجاییکه بهطور آنلاین عمل میکنند، نیازی به تجهیزات پیچیده و پرهزینه ندارند. همچنین، کسبوکارهای کوچک میتوانند از مزایای Cloud Accounting برای استخدام حسابداران دورکار بهرهمند شوند و با این کار هزینههای اضافی را به حداقل میرساند.
2. کسبوکارهایی که نیاز به دسترسی لحظهای به دادههای مالی دارند
حسابداری ابری برای آن دسته از کسبوکارهایی که به دادههای تفکیکشده و زمان واقعی نیاز دارند، یک ضرورت مهم بهحساب میآید. در واقع شرکتهای تولیدی یا خدماتی که نیاز به نظارت مداوم بر عملکرد مالی و عملیاتی خود دارند، میتوانند از ویژگیهای حسابداری ابری به خوبی استفاده کنند. این سیستمها به کسبوکارها این امکان را میدهند که بهراحتی و بدون نیاز به پردازش دستی دادهها، به گزارشهای مالی و شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs) دسترسی داشته باشند.
3. کسبوکارهایی با عملیات پیچیده مالی
کسبوکارهایی که نیاز به سیستمهای مالی پیچیده دارند، میتوانند از مزایای حسابداری ابری بهره ببرند و کارهای خود را به کمک آن بهتر و سریعتر انجام دهند. در واقع شرکتهای بزرگ یا شرکتهایی که نیاز به ردیابی چندین جریان درآمدی و مدیریت حسابهای مالی گسترده دارند، میتوانند به کمک نرمافزارهای حسابداری ابری فرآیندهای مالی را سادهتر و دقیقتر کنند. این نرمافزارها به راحتی امکان پرداخت مالیات، تطابق خودکار حسابها و حتی ارسال دیجیتالی اظهارنامه مالیاتی را فراهم میآورند.
4. کسبوکارهایی با تیمهای پراکنده و نیاز به همکاری آنلاین
اگر کسبوکار شما تیمهایی دارد که در مکانهای مختلف کار میکنند یا بهصورت دورکار فعالیت دارند، حسابداری ابری میتواند به تسهیل همکاری آنها و دسترسی به اطلاعات مالی کمک کند. ازآنجاییکه سیستمهای ابری بهصورت آنلاین و از هر دستگاهی قابل دسترسی هستند، این امکان برای تیمهای مختلف وجود دارد که بهطور همزمان و بدون محدودیتهای مکانی و زمانی به اطلاعات مالی دسترسی پیدا کرده و با هم همکاری کنند.
5. کسبوکارهایی که به دنبال کاهش هزینهها و بهبود امنیت هستند
نرمافزارهای حسابداری ابری برای کسبوکارهایی که قصد دارند هزینههای زیرساختی خود را کاهش دهند و از مزایای امنیتی استفاده کنند، گزینه ایدهآلی به شمار میآیند. همچنین کسبوکارهایی که میخواهند از حملات سایبری و خطرات امنیتی در امان باشند، میتوانند از پروتکلهای امنیتی پیشرفته و پشتیبانگیری خودکار دادهها بهرهمند شوند.
این سیستمها میتوانند ریسک از دست رفتن دادهها یا سرقت اطلاعات مالی را به حداقل برسانند و همچنین هزینههای ناشی از نگهداری سیستمهای سختافزاری و نرمافزاری را کاهش دهند.
بهطور کلی، هر کسبوکاری که به دنبال افزایش کارایی، کاهش هزینهها و بهبود دسترسی به اطلاعات مالی است، میتواند از نرمافزارهای حسابداری ابری بهرهمند شود. این نرمافزارها به کسبوکارها این امکان را میدهند که بهطور همزمان فرآیندهای حسابداری را سادهتر کنند و با کاهش محدودیتهای سنتی، در دنیای دیجیتال امروزی به فعالیت بپردازند.
چالشهای مهاجرت به حسابداری ابری
نرمافزار حسابداری ابری با وجود مزایای متعددی که دارد، ممکن است برای برخی کسبوکارها چالشهایی به همراه داشته باشد. در واقع تغییر از سیستمهای سنتی به یک پلتفرم جدید میتواند نگرانیهایی در زمینه هزینه، امنیت، پیچیدگی انتقال دادهها و آموزش کارکنان ایجاد کند. اگرچه این چالشها معمولاً با راهحلهای مناسب قابل رفع هستند، اما همچنان میتوانند فرایند مهاجرت به حسابداری ابری را پیچیدهتر جلوه دهند. مواردی که در ادامه معرفی میکنیم، مهمترین چالشهای این نرمافزار به شمار میآیند.
1. نگرانیهای مربوط به هزینه
برخی کسبوکارها تصور میکنند که نرمافزارهای ابری به دلیل نیاز به اشتراک ماهانه یا سالانه گرانتر از نرمافزارهای سنتی هستند. اما در واقعیت این هزینهها معمولاً با صرفهجوییهایی مانند عدم نیاز به خرید سختافزار، بهروزرسانیهای خودکار و کاهش هزینههای نگهداری جبران میشوند.
2. ترس از پیچیدگی در انتقال دادهها
مهاجرت از سیستمهای سنتی به حسابداری ابری ممکن است برای بسیاری از افراد بهعنوان یک فرایند پیچیده و زمانبر به نظر برسد، اما اکثر نرمافزارهای ابری از ابزارهای خودکار برای انتقال دادهها استفاده میکنند. در واقع این ویژگی به کاهش نگرانیها در مورد از دست دادن اطلاعات یا طولانیشدن فرایند مهاجرت کمک میکند.
3. مقاومت در برابر تغییر
بسیاری از افراد در کسبوکارهای خود به استفاده از نرمافزارهای سنتی عادت کردهاند و مقاومت در برابر تغییر یک واکنش طبیعی است. آموزش کارکنان و آشنایی آنها با سیستمهای جدید نیازمند زمان و منابع است، اما اغلب این نرمافزارها دارای راهنماها و آموزشهای تعبیهشده هستند که این امر فرایند را آسانتر میکنند.
4. نگرانیهای امنیتی
یکی از بزرگترین دغدغهها در مورد نرمافزارهای ابری، امنیت دادهها است. به دلیل اینکه حسابداری ابری اطلاعات را بهصورت آنلاین ذخیره میکند، برخی کسبوکارها نگران هستند که این سیستمها در معرض تهدیدات سایبری قرار گیرند. با این حال، اکثر نرمافزارهای ابری از تکنولوژی رمزنگاری پیشرفته استفاده میکنند. این رمزنگاری پیشرفته مشابه سیستمهای بانکی است و دادهها را بهخوبی محافظت میکند.
5. نیاز به آموزش کارکنان
اگر کارکنان به سیستمهای سنتی عادت کرده باشند، باید زمان بیشتری برای آموزش آنها صرف کرد. آشنایی با ویژگیهای جدید و قابلیتهای ابری میتواند زمانبر باشد، اما اغلب این نرمافزارها دارای رابطهای کاربری ساده و ابزارهای آموزشی داخلی هستند که روند یادگیری را تسریع میکنند.
آینده حسابداری ابری در سال 2025
آینده حسابداری ابری بهسرعت در حال تحول است و با ورود فناوریهای جدید مانند هوش مصنوعی (هوش مصنوعی چیست و چه کاربردی دارد؟)، یادگیری ماشین، بلاکچین و یکپارچهسازی اپلیکیشنها، به سطوح جدیدی از کارایی و امنیت دست پیدا میکند. هوش مصنوعی و یادگیری ماشین به سیستمها اجازه میدهند دادههای عظیم را تحلیل کنند و بهطور خودکار مشکلات یا خطاهای احتمالی را تشخیص دهند. این فناوریها بهمرور زمان با هوشمندتر شدن، حتی میتوانند بهصورت خودکار و بهینه تصمیمات مالی را اتخاذ کنند.
بلاک چین نیز با ایجاد یک دفتر کل توزیعشده و غیرقابلتغییر، امکان ثبت و ردیابی تراکنشها را بهصورت شفاف و ایمن فراهم میکند. این فناوری میتواند کارهای مرتبط با ثبت سوابق مالی و تأیید تراکنشها را به شدت سادهتر کند و احتمال تقلب و اشتباهات انسانی را کاهش دهد.
در کنار اینها، یکپارچهسازی اپلیکیشنها به کسبوکارها این امکان را میدهد که سیستمهای مختلف مانند مدیریت سفارشات، حقوق و مدیریت مشتریان را بهصورت یکپارچه در کنار سیستم حسابداری خود مدیریت کنند. این نوآوریها مسیر حسابداری ابری را کارآمدتر میکنند و باعث میشوند که کسبوکارها بتوانند بهطور سریعتر و دقیقتر به نیازهای مالی خود پاسخ دهند.
جمعبندی
حسابداری ابری به عنوان یک فناوری نوین، امکان مدیریت مالی را با انعطافپذیری بالا، کاهش هزینهها و دسترسی لحظهای به دادهها فراهم میکند. این سیستم با ارائه مزایای متنوع برای کسبوکارها، جایگزین مناسبی برای روشهای سنتی حسابداری شده است.
در این مقاله به بررسی مزایای حسابداری ابری و تفاوت آن با حسابداری سنتی پرداختیم و نشان دادیم که چگونه این فناوری میتواند به کسبوکارها در بهبود کارایی، کاهش هزینهها و دسترسی بهتر به دادههای مالی کمک کند. همچنین، نرمافزارهای برتر حسابداری ابری را معرفی کردیم و انواع کسبوکارهایی که میتوانند از این سیستم بهرهمند شوند را مورد بررسی قرار دادیم. در نهایت چالشهای مهاجرت به سوی حسابداری ابری را معرفی کردیم و به شما گفتیم که آینده این حوزه در سال 2025 چگونه است.
سوالات متداولی که شما میپرسید؟
1. حسابداری ابری چیست؟
حسابداری ابری یک سیستم نرمافزاری است که اطلاعات مالی و حسابداری را به صورت آنلاین و از طریق اینترنت مدیریت میکند. در واقع این نوع از حسابداری نیاز به نصب نرمافزار روی سیستمهای محلی ندارد.
2. آیا حسابداری ابری امن است؟
بله، نرمافزارهای حسابداری ابری از پروتکلهای امنیتی پیشرفته مانند رمزنگاری و پشتیبانگیری خودکار استفاده میکنند. این پروتکلها از دادهها در برابر تهدیدات سایبری محافظت میکند.
3. کدام کسبوکارها به حسابداری ابری نیاز دارند؟
کسبوکارهایی که به دنبال کاهش هزینهها، افزایش دسترسی به دادهها، و انعطافپذیری بیشتر در امور حسابداری هستند، میتوانند از حسابداری ابری بهرهمند شوند. همچنین کسبوکارهایی که مدیریت مالی پیچیدهای دارند، میتوانند از این نوع حسابداری استفاده کنند.
منابع: