ساخت ایمیل و مدیریت ایمیل‌ها در دایرکت ادمین

در این مقاله از سری مقالات آموزش دایرکت ادمین، می‌خواهیم یادتان بدهیم که بعد از ورود به دایرکت ادمین، چگونه ایمیل بسازید و اصلاً چطور ایمیل‌های خود را مدیریت کنید.

در مقالۀ امروز یاد می‌گیرید چطور

• در دایرکت ادمین ایمیل بسازید
• وارد اکانت ایمیل دایرکت ادمین شوید
• ایمیل‌ها را در دایرکت ادمین مدیریت کنید
• رمز عبور ایمیل دایرکت ادمین را تغییر دهید

اگر شما هم آماده‌اید، شروع کنیم.

ساخت ایمیل در دایرکت ادمین

برای ساخت ایمیل بعد از ورود به پنل کاربری خود در دایرکت ادمین روی «E-mail Accounts» کلیک کنید. مانند تصویر زیر:

نکته: اگر خواستید مستقیماً وارد بخش ایمیل‌ها شوید، می‌توانید یکی از آدرس‌های زیر را داخل مرورگرتان وارد کنید:

• ip/webmail
• domain.com/webmail

زمانی که وارد این بخش شدید، صفحه زیر را خواهید دید. در این صفحه برای ساخت ایمیل جدید روی «Create Account» کلیک کنید.

بعد از کلیک روی گزینه ساخت اکانت صفحه‌ای مشابه صفحه زیر برای شما باز می‌شود.

حالا تنها کاری که باید انجام دهید، پر کردن فیلدهای مربوط به ساخت اکانت ایمیل است. بعد از تعیین نام کاربری، رمز عبور خود را وارد کنید. اگر مایل هستید می‌توانید روی ایجاد پسورد خودکار کلیک کنید. در این صورت یک پسورد استاندارد برای شما ایجاد خواهد شد.

علاوه بر این می‌توانید محدودیت فضا برای ذخیره‌سازی ایمیل‌ها در قسمت «E-mail Quota» و همچنین محدودیت ارسال ایمیل از بخش «Send Limit» به صورت روزانه قابل تنظیم است.

اگر تعداد کاربران سایت شما زیاد باشد، باید تعداد ایمیل‌های ارسالی را به صورت روزانه کنترل کنید. پس حتما میزان ارسال ایمیل‌ها را در همین قسمت تنظیم کنید.

در نهایت روی «Create Account» در پایین صفحه کلیک کنید. صفحه‌ای مانند زیر به نمایش در خواهد آمد:

شما به همین راحتی برای خود یک ایمیل ایجاد کردید، اما فقط ایجاد کردن کافی نیست. باید بتوانید با اکانت خود کار کنید. برای همین همراه ما باشید تا ببینیم چطور باید وارد اکانت خود شویم و از آن استفاده کنیم.

نحوه ورود به اکانت ایمیل در دایرکت ادمین

برای ورود به اکانت ایمیل در دایرکت ادمین در منوی اصلی روی «webmail: Roundcube» در بخش «Extra Features» کلیک کنید.

بعد از اینکه روی «webmail» کلیک کردید، صفحه‌ای مانند تصویر زیر برای شما باز می‌شود، نام کاربری و رمز عبوری که در مرحله قبل ایجاد کردید را وارد کنید و روی «login» کلیک کنید.

تصویر زیر را نگاه کنید. من چون تازه اکانت را ایجاد کرده‌ام، ایمیلی ندارم. اما ممکن است شما از قبل اکانت ایمیل دایرکت ادمین را ایجاد کرده باشید و صفحه شما با من کمی تفاوت داشته باشد. حالا به راحتی می‌توانید از این پنل استفاده کنید.

اگر کار با ایمیل را نمی‌دانید، همین جا بمانید تا مدیریت ایمیل‌ها را بررسی کنیم.

مدیریت ایمیل در دایرکت ادمین

خب، تا اینجا دیدیم که چطور می‌توان وارد اکانت ایمیل شد. اگر سایت شما تازه ایجاد شده باشد، تعداد ایمیل‌های دریافتی شما کم است. اما اگر بازدید سایت شما زیاد باشد، قطعا تعداد ایمیل‌های سایت هم فرق می‌کند، بنابراین باید بدانید که چطور ایمیل‌ها را مدیریت کنید.

ارسال ایمیل در دایرکت ادمین

وقتی صحبت از ایمیل می‌شود، ارسال و دریافت بیشترین سهم را دارد.

کار با «RoundCube» مثل خیلی نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل دیگر است. حتما شما هم حساب ایمیلی دارید و از آن استفاده می‌کنید. یک نگاه کلی به طریقه ارسال ایمیل داریم و سعی می‌کنیم مراحل آماده کردن یک ایمیل برای ارسال را مرور کنیم.

بعد از کلیک، صفحه‌ای جدید باز می‌شود که تمام امکانات برای تنظیمات ایمیل را در اختیار شما می‌گذارد. تصویر زیر را ببینید:

اکانت شما با شماره یک مشخص شده است و در صورتی که چند اکانت دارید می‌توانید ببینید کدام اکانت شما فعال است. در قسمت «To» که با شماره 2 مشخص شده، آدرس ایمیل یا ایمیل‌های مقصد را بنویسید.

در صورتی که می‌خواهید شخص دیگری را «Cc» یا «Bcc» کنید، در زیر همین باکس، روی گزینه مدنظر خود کلیک کنید. در بخش «Subject» هم موضوع ایمیل خود را تعیین کنید.

حالا نوبت به تایپ متن ایمیل شما رسیده است. بعد از این کار برای ویرایش متن از منوی ابزار که با عدد 3 مشخص کردیم، برای زیبایی بیشتر استفاده کنید. ابزارهای زیادی در اختیار شما قرار دارد. از حالت‌های چپ چین، راست چین، نوع فونت، اندازه، لینک، قرار دادن عکس و ویدئو، ایجاد جدول و کلی تنظیمات دیگر می‌توانید استفاده کنید.

بعد از اینکه تمام تنظیمات را برای متن خود انجام دادید، حالا روی «Send» که با شماره 4 مشخص شده کلیک کنید.

شما ایمیلی برای کاربر یا کاربران خود ارسال کردید.

کار با فورواردر در دایرکت ادمین

ممکن است شما بخواهید ایمیل‌های دریافتی خود را روی ایمیلی غیر از اکانت دایرکت ادمین خود کنترل و مدیریت کنید. برای این کار می‌توانید از فورواردر استفاده کنید. بعد از ورود به پنل دایرکت ادمین روی «Forwarder» در قسمت «E-mail Manager» کلیک کنید.

با کلیک روی این گزینه وارد پنجره مربوط به آن می‌شوید. تصویر زیر را ببینید. برای ساخت یک فورواردر روی «Create email forwarder» کلیک کنید.

با کلیک روی «Create email forwarder» پنجره‌ای مانند تصویر زیر باز می‌شود که باید اطلاعات خواسته شده را وارد کنید.

گام اول در قسمت «New Forwarder Name» است که باید ایمیل اکانت خود را وارد کنید و «Add» را بزنید. گام دوم، در فیلد مشخص شده آدرس جدیدی که می‌خواهید ایمیل‌ ارسال شود را ثبت کرده و روی «Add» کلیک کنید. کار زیادی ندارید. فقط روی «Create» کلیک کنید. به این صورت ایمیل‌های شما به آدرس جدید ارسال می‌شود.

پاسخگویی خودکار در دایرکت ادمین

حتما برای شما هم اتفاق افتاده که به محض ثبت‌نام در یک سایت یا ارسال نظر، ایمیلی در پاسخ به شما ارسال شده است. لابد از خود سوال پرسیده‌اید، این کار چطور ممکن است؟

شما می‌توانید تنظیمات «Autoresponder» یا پاسخگویی خودکار پنل خود را فعال کنید تا از این طریق به راحتی جوابگوی ایمیل کاربران باشید. برای این کار در پنل دایرکت ادمین روی گزینه «Autoresponder» کلیک کنید.

با کلیک روی گزینه مورد نظر وارد صفحه‌ای مانند تصویر زیر خواهید شد.

هنوز هیچ ایمیلی برای پاسخگویی به کاربران ایجاد نشده، برای همین این لیست کاملا خالی است.

حتما می‌دانید برای ایجاد یک ایمیل جدید روی «Create Autoresponders» کلیک کنید.

با کلیک روی گزینه مشخص شده وارد صفحه‌ای می‌شوید که باید اطلاعات مختلفی را وارد کنید.

در بخش «Responder Address» که با شماره یک مشخص شده، نام اکانتی که می‌خواهید به وسیله آن ایمیل ارسال شود را وارد کنید. مانند نام برند.

بخش «Subject Prefix» با شماره دو مشخص شده و فیلد جلوی آن با «Autoreply» پر شده است. بگذارید روی همین گزینه باشد. نیازی به تغییرات روی آن نیست.

شماره سه «Reply Encoding» است. در حال حاضر روی حالت «UTF-8» تنظیم شده و مربوط به آدرس‌های «URL» است. این گزینه را تغییر ندهید و اجازه دهید روی همان حالت پیش فرض بماند.

شماره چهار «Content-Type» است که مربوط به نوع محتوای شما می‌شود. این گزینه یا متن ساده است و یا متنی است که از کدهای «html» تشکیل شده است. بهتر است این گزینه روی حالت «Text/plain» باشد.

«Reply Ferquency» با شماره پنج در تصویر مشخص شده است. از طریق این گزینه می‌توانید تعیین کنید که دوره ارسال مجدد ایمیل چقدر باشد. در واقع با تنظیم این گزینه حداقل زمانی که باید طول بکشد تا ایمیل مجددا ارسال شود را مشخص می‌کنید.

در بخش «Responder Message» که با شماره 6 مشخص شده است شما باید محتوای ایمیلی که می‌خواهید ارسال شود را وارد کنید.

هفتمین بخش «Send CC to» است. مانند یک شمارنده عمل می‌کند. با فعال کردن این گزینه تعداد ایمیل‌هایی که ارسال می‌شود را برای آدرس ایمیلی که جلوی آن وارد شده، ارسال می‌کند.

آخرین بخش که با شماره هشت در تصویر مشخص شده، مسئول ذخیره سازی تمام تغییراتی است که اعمال کردیم. بعد از پر کردن تمام فیلدها روی «Save» کلیک کنید. با ذخیره تغییرات مجددا به صفحه قبل باز می‌گردید و صفحه‌ای مانند زیر را خواهید دید.

همانطور که مشاهده می‌کنید در لیست پاسخ‌های خودکار، ایمیلی که ایجاد کردیم اضافه شد. حالا اگر نیاز به تغییراتی در ایمیل ایجاد شده خود دارید، کافی است روی «Modify» مقابل اکانت خود کلیک کنید و تغییرات لازم را اعمال کنید.

آموزش تنظیم Vacation Messages در دایرکت ادمین

به «Vacation Messages» پیام رسانی تعطیلات هم می‌گویند. لابد می‌پرسید چرا؟

ممکن است چند روزی نباشید و به تعطیلات رفته باشید، از طرف دیگر نمی‌توان کاربر را منتظر پاسخ گذاشت. با تنظیم «Vacation Messages» می‌توانید پیامی را آماده کنید تا در این مدت برای کاربرانی که به شما ایمیل می‌زنند ارسال کند.

عملکرد این بخش خیلی شبیه «Autoresponder» است. منتها «Vacation Messages» در بازه زمانی که شما تعیین می‌کنید ارسال می‌شود. ضمن اینکه ایمیل تعریف شده در آن باید در سرویس شما تعریف شده باشد.

برای تنظیم «Vacation Messages» در قسمت «E-mail Manager» روی «Vacation Messages» کلیک کنید تا وارد پنجره زیر شوید.

حالا فقط روی «SET VACATION MESSAGE» کلیک کنید. با کلیک روی آن، پنجره‌ای مانند تصویر زیر خواهید دید:

1. Vacation Account: مطمئنا سایت اکانت‌های ایمیل مختلفی دارد. اکانت فردی که قرار است به تعطیلات برود و قرار است از این طریق پاسخگوی کاربران باشد را وارد کنید.
2. Subject Prefix، Reply Encoding، Content-Type، Reply Frequency: این چهار بخش در قسمت «Auto Responder» به صورت کامل توضیح داده شده است.
3. Vacation Start: تاریخ روز شروع تعطیلات را برای تعیین محدوده زمانبندی که گفتیم در این فیلد وارد کنید.
4. Vacation End: تاریخ روز پایان تعطیلات را برای تعیین محدوده زمانبندی که گفتیم در این فیلد وارد کنید.
5. Vacation Message: پیام مورد نظر را در این فیلد وارد کنید تا برای مخاطب شما ارسال شود.
6. در نهایت روی «Create» کلیک کنید تا پیام رسانی تبلیغات شما ساخته شود.

جلوگیری از دریافت ایمیل‌های اسپم در دایرکت ادمین

هر وبمستری به دنبال محدود کردن و جلوگیری از ورود ایمیل‌های اسپم است. قبل از اینکه وارد تنظیمات هرزنامه ایمیل‌ها شویم، به عنوان یادآوری همیشه ایمیل شما مورد هجوم ایمیل‌های زیادی است که معمولا از طرف فرستنده برای تعداد زیادی کاربر ارسال می‌شود.

اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتری در زمینه ایمیل‌های اسپم کسب کنید، مقاله «اسپم چیست؟ و انواع اسپم» را مطالعه کنید.

کار با ابزار Spamassassin Setup

حالا اگر اکانت ایمیل سایت شما هم مورد هجوم هرزنامه‌ها قرار دارد می‌توانید از طریق کنترل پنل دایرکت ادمین این مشکل را حل کنید. دایرکت ادمین در پنل خود بخشی به نام «Spamassassin Setup» قرار دارد که در ادامه به توضیح آن می‌پردازیم.

برای کار با این بخش بعد از ورود به پنل، روی آیکن «Spamassassin Setup» مانند شکل زیر کلیک کنید:

بعد از ورود به این بخش، تصویری مانند زیر نمایش داده خواهد شد. برای فعال شدن جلوگیری از ایمیل‌های Spam روی «Enable Spamassassin» کلیک کنید.

بعد از کلیک پنجره‌ای برای شما باز می‌شود که باید تغییرات آن را اعمال کنید. تصویر زیر را ببینید:

بیایید بررسی کنیم هر بخش چه کاری انجام می‌دهد. بخش اول از شما سوال می‌کند ایمیل‌های اسپم در چه فولدری ذخیره شود؟

شما می‌توانید از طریق رادیو باتن‌های روبرو گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.

در بخش دوم از شما میزان حساسیت اسپم ایمیل‌ها سوال می‌شود که از چه درجه‌ای ایمیل مورد نظر را به عنوان اسپم شناسایی کند.

در بخش سوم از شما سوال می‌کند ایمیل‌ها با چه درجه‌ای بلاک شوند. تعیین میزان آن دست شماست و ایمیل‌هایی که از درجه ورودی شما بالاتر باشند، حذف می‌شوند.

بخش چهارم از شما سوال می‌کند آیا می‌خواهید روی ایمیل‌های اسپم متن خاصی درج شود. در صورت پاسخ مثبت باید متن آن را در کادر مربوطه وارد کنید.

از طریق این گزینه می‌توانید تعیین کنید آیا ایمیل های اسپم به صورت پیوست دریافت شوند یا نه.

تعیین بلک لیست و وایت لیست از طریق این بخش انجام می‌شود. در باکس جلوی هر بخش ایمیل‌های مورد نظر خود را وارد کرده و روی ADD کلیک کنید. در نهایت با استفاده از «Save» تغییرات را ذخیره کنید.

کار با ابزار Spam Filter

یکی دیگر از ابزارهایی که می‌توان با استفاده از آن از شر ایمیل‌های اسپم خلاص شد، «Spam Fliter» است. اینکه چطور می‌توان از این ابزار استفاده کرد را در ادامه بررسی می‌کنیم.

برای شروع کار روی «Spam Fliter» در منوی اصلی دایرکت ادمین مانند تصویر زیر کلیک کنید.

بعد از کلیک وارد صفحه‌ای مانند تصویر زیر خواهید شد.

در این صفحه دو بخش اصلی «Block By» و «Value» را می‌بینید. اگر روی منوی کشویی بخش «Block By» کلیک کنید، چهار عنوان «Email»، «Domain»، «Stop word» و «Size» را مشاهده خواهید کرد. بعد از انتخاب هرکدام وضعیت آن را می‌توانید از ستون بعدی تعیین کنید.

اگر در این ستون ایمیل را انتخاب کنید، می‌توانید آدرس خاصی را بلاک کنید. تنها کافی است در بخش «Value» آدرس ایمیل مورد نظر را وارد کنید.

اگر «Domain» را انتخاب کنید، می‌توانید تمام ایمیل‌های یک دامنه خاص را فیلتر کنید. مسلما برای انجام این کار باید در کادر بخش «Value» آدرس دامنه مورد نظر را وارد کرده و در نهایت روی «Block» کلیک کنید تا درخواست شما انجام شود.

گزینه سوم «Stop word» است. این گزینه برای بلاک کردن ایمیل‌هایی به کار می‌رود که حاوی کلمه‌های خاصی هستند. در کادر روبرو می‌توانید کلمه مورد نظر را وارد کنید. به این ترتیب تمام ایمیل‌هایی که حاوی کلمه مورد نظر شما باشند فیلتر خواهند شد.

در پایین این صفحه دو گزینه دیگر وجود دارد که هرکدام یک کار انجام می‌دهند.

اگر می‌خواهید ایمیل‌هایی که حاوی کلمات رکیک و لینک‌هایی که مربوط به بزرگسالان است را فیلتر کنید، از گزینه «Adult Filter» استفاده کنید. وضعیت آن از طریق حالت‌های Enable و Disable مشخص می‌شود.

قسمت بعدی «Action for filter matches» است. دو گزینه «Drop E-mail» و «Send to spambox» مقابل آن قرار دارد. حالا می‌توانید از طریق این گزینه ایمیل‌های اسپم را هدایت کنید که در کجا قرار بگیرند. «Send to spambox» ایمیل‌های اسپم را به صندوق ویژه این ایمیل‌ها هدایت می‌کند و «Drop E-mail» به صورت خودکار ایمیل‌های اسپم را حذف می‌کند.

شما می‌توانید تنها یکی از این گزینه‌ها را انتخاب کنید.

ارسال ایمیل از طریق Mailing List در دایرکت ادمین

«Mailing List» یا لیست ایمیل یکی دیگر از امکاناتی است که در کنترل پنل دایرکت ادمین برای مدیریت ایمیل‌ها قرار داده شده است. کاربرد این ابزار به این صورت است که شما می‌خواهید برای گروهی خاص از مخاطبان، ایمیل ارسال کنید. یک لیست از آدرس‌های ایمیل تهیه کرده و به صورت یک‌جا ایمیل را ارسال می‌کنید.

برای استفاده از این ابزار در داشبورد دایرکت ادمین روی «Mailing List» کلیک کنید.

بعد از کلیک روی این گزینه صفحه‌ای مانند تصویر زیر را خواهید دید. حالا برای ایجاد یک لیست جدید روی «Create mailing list» کلیک کنید.

هنگامی که روی ساخت لیست ایمیل کلیک کنید، پنجره‌ای برای شما باز می‌شود که از شما نام لیست را می‌خواهد. شما باید نام لیست خود را در آن باز کنید.

نام لیست را در باکس مورد نظر وارد کرده و «Create» کنید. بعد از ساخت لیست، در جدول آن، اولین لیست ایجاد شده، اما خالی است. اگر می‌خواهید این لیست را پر کنید، باید روی ایمیلی که ایجاد کردید مانند تصویر زیر کلیک کنید.

با کلیک روی ایمیل ایجاد شده، تصویر زیر را مشاهده خواهید کرد. برای اضافه کردن ایمیل‌ها به این لیست روی «Add Subscriber» کلیک کنید.

با کلیک روی این گزینه، پنجره‌ای مانند تصویر زیر برای شما باز می‌شود که باید ایمیل‌هایی که می‌خواهید در لیست قرار بگیرد را وارد کنید.

بعد از وارد کردن آدرس ایمیل روی ADD کلیک کنید. حالا مجددا این مراحل را برای اضافه کردن ایمیل‌های بیشتر تکرار کنید. در نهایت شما می‌توانید به راحتی از عنوانی که برای لیست خود انتخاب کرده بودید برای ارسال ایمیل به مخاطبان استفاده کنید.

استفاده از MX Record در دایرکت ادمین

آخرین بخش در مدیریت ایمیل‌ها MX Record است. MX record روی DNSها اثر می‌گذارد و از این طریق یک سرور ایمیل برای دستیابی به ایمیل دامنه مشخص می‌شود. برای دریافت ایمیل روی دامنه خود باید MX Record را پیکربندی کنید.

برای این کار در داشبورد دایرکت ادمین روی «MX Record» کلیک کنید.

بعد از کلیک روی «MX Record» وارد صفحه‌ای مانند تصویر زیر خواهید شد.

حالا اگر می‌خواهید رکوردی را وارد کنید، روی «Add Record» کلیک کنید. با کلیک روی این گزینه پنجره‌ای برای شما باز می‌شود که باید اطلاعات آن را تکمیل کنید.

فیلد اول با عنوان «Record Type» مشخص شده است و غیرقابل تغییر است. فیلد دوم با عنوان «Name» مشخص شده و شما می توانید نامی که برای MX record خود می خواهید را وارد کنید. بخش TTL به صورت پیش فرض مقدار 14400 را دارد. بدون تغییر باقی بگذارید. TTL نشاندهنده زمان کش شدن رکورد در حافظه سیستم است.

مقدار Value را هم بدون تغییر باقی گذاشته و نهایتا روی ADD کلیک کنید.

به این صورت شما یک MX Record جدید ایجاد کردید.

چگونگی غیرفعال کردن ایمیل پیش‌فرض در دایرکت ادمین

برای اینکار باید به بخش Forwarders مراجعه کنید.

سپس باید ایمیل‌های خود را به fail: یا blackhole: فوروارد کنید تا به‌کل Reject شوند؛ یعنی باید رو‌به‌روی username، یکی از دو عبارت زیر را بنویسید:

fail:

blackhole:

تغییر رمز عبور ایمیل در دایرکت ادمین

همه ما امروزه با پسوردهای مختلفی روبرو هستیم. از رمز عبور تلفن همراه و ویندوز کامپیوتر تا رمز عبور کارت‌های بانکی و پنل‌های مختلفی که با آنها کار می‌کنیم.

اول همین مقاله با ساخت اکانت آشنا شدید و در حال حاضر می‌خواهیم تغییر رمز عبور دایرکت ادمین را به عنوان آخرین بخش این مقاله بررسی کنیم.

بعد از ورود به پنل وارد قسمت «Email Account» شوید. بعد از ورود به این بخش تصویری مانند زیر را مشاهده خواهید کرد.

روبروی هر اکانتی که قصد عوض کردن رمز عبور آن را دارید، یک علامت «+» وجود دارد که با کلیک روی آن تبدیل به «-» می‌شود و یک منوی کشویی برای شما باز خواهد شد.

در منوی باز شده، با کلیک روی «Change Password\username» پنجره‌ای مانند تصویر زیر برای شما باز می‌شود.

در پنجره باز شده شما می‌توانید از طریق فیلد Password رمز عبور خود را تغییر دهید. علاوه بر این می‌توانید یک رمز به صورت اتومات برای خود ایجاد کنید.

در نهایت روی «Save» کلیک کنید تا تغییرات شما ذخیره شود.

حذف ایمیل در دایرکت ادمین

در اولین مرحله باید پس‌ از ورود به کنترل‌پنل، به بخش Email Accounts بروید و روی آن کلیک کنید.

سپس لیست ایمیل‌هایی که روی دایرکت ادمین ثبت شده‌اند را مشاهده خواهید کرد. تیک اکانتی که می‌خواهید حذف شود را بزنید و سپس روی گزینه Delete کلیک کنید.

سپس پنجره‌ای باز می‌شود که از شما می‌پرسد: آیا مطمئنید که می‌خواهید این اکانت را حذف کنید؟! اگر مطمئن هستید روی DELETE کلیک کنید و کار انجام می‌شود.

جمع بندی

امیدواریم که با این آموزش قدم به قدم توانسته باشید در دایرکت ادمین یک اکانت ایمیل بسازید و ایمیل‌های خود را به‌سادگی مدیریت کنید.

اگر احیاناً درباره هر بخش سوالی داشتید یا چیزی برای‌تان مبهم بود، حتما از ما بپرسید.