راهنمای استفاده از ترلو (بخش سوم، ابزارهای مدیریت پروژه)

پیش از این -در اینجا– درباره ترلو و روش عضویت در آن صحبت کردیم. در ادامه از روش استفاده ترلو صحبت خواهیم کرد.

در اولین ورود به ترلو، یک Organization (ارگانیزیشن) و Board (برد)‌ پیش‌فرض در فضای کاربری خود مشاهده می‌کنید که توسط ترلو ایجاد شده‌است.

همچنین لینک‌هایی برای ایجاد برد و ارگانیزیشن جدید وجود دارد.

ایجاد یک Organization در ترلو:

ارگانیزیشن برای سازمان‌دهی پروژه‌ها طراحی شده‌است و می‌تواند شامل یک یا چند برد باشد؛ به‌عنوان مثال می‌توان برای هر سازمان یا پروژه یک ارگانیزیشن جدا تعریف و برای هر بخش از آن یک برد.

برای شروع پیشنهاد ما ساخت یک ارگانیزیشن می‌باشد، برای این منظور کافی است بر روی لینک «Create a new organization» کلیک نمایید تا پنجره‌ای مشابه تصویر زیر باز گردد.

در این پنجره کافی است نام ارگانیزیشن را وارد و بر روی کلید «Create» کلیک نمایید. درصورت تمایل می‌توانید توضیحاتی در باره ارگانیزیشن نیز در بخش «Description» اضافه نمایید. پس از ایجاد به صفحه مشابه تصویر زیر هدایت خواهید شد.

در این صفحه امکانات مدیریتی ارگانیزیشن در اختیار شما قرار دارد، مانند مشاهده بردهای آن در صورت وجود و تغییر نام و توضیحات ارگانیزیشن. همچنین در تب‌های «Settings» و «Members» می‌توانید تنظیمات بیشتری به برد اضافه نموده و یا اعضای آن را تعریف کنید.

نکته یک: جهت دسترسی به صفحه مدیریت ارگانیزیشن، از صفحه خانگی -اصلی- ترلو بر روی لینک «Overview» آن برد کلیک کنید.

نکته دو: ساخت ارگانیزیشن اجباری نیست، در این صورت همه بردهای آینده در ارگانیزیشن پیش‌فرض -My Boards- ترلو قرار خواهد گرفت.

تب Settings (تنظیمات):

در این تب امکان تنظیم دسترسی -مشاهده- ارگانیزیشن تنها برای اعضا و یا همه، همچنین حذف ارگانیزیشن وجود دارد.

تب Members (اعضا):

در این تب می‌توان سطح دسترسی اعضا را مدیریت کرد، برای هر عضو می‌توان دو سطح دسترسی مدیر و عادی تعریف کرد.

همچنین امکان تعریف عضو در این تب وجود دارد، چنان‌چه بخواهید دسترسی یک ارگانیزیشن را محدود کنید، ابتدا باید اعضای آن را تعریف کنید.

جهت تعریف عضو، اگر اشخاص مورد نظر شما قبلا در ترلو عضو شده‌باشند کافیست نام‌کاربری یا ایمیل آن‌ها را در بخش افزودن عضو جدید وارد نموده سپس بر روی نام کاربر کلیک کنید تا به لیست اعضا اضافه گردد.

در غیر این‌صورت می‌توان با وارد نمودن ایمیل شخص، لینک دعوت‌نامه عضویت ارسال نمود.

راه دیگری نیز برای ایجاد ارگانیزیشن در ترلو وجود دارد، که می‌توان ارگانیزیشن را در دو دسته Personal (شخصی) و Business (تجاری/کاری) ایجاد کرد. برای این منظور کافیست بر روی کلید + در بالای صفحه، سمت راست، کلیک نمایید. پنجره‌ای مانند تصویر زیر باز خواهد شد که دو لینک انتهایی آن برای ساخت ارگانیزیشن کاربرد دارد. سایر مراحل ساخت این ارگانیزیشن مانند روش قبل می‌باشد. تنها تفاوت در این نوع ارگانیزیشن محدودیت دسترسی در ارگانیزیشن تجاری برای ایجاد امنیت بیشتر است.

ایجاد و مدیریت برد در ترلو:

برای ایجاد یک برد نیز می‌توان بر روی لینک «Create New Board» در صفحه خانگی ترلو استفاده کرد و هم از کلیک بر روی کلید + در بالای صفحه، سمت راست. پنجره‌ای مشابه زیر باز خواهد شد که در آن باید نام برد، ارگانیزیشن و سطح دسترسی به آن را مشخص نمایید.

بردهای ساخته شده به‌صورت پیش‌فرض Private هستند، به این معنی که تنها برای اعضای همان برد قابل مشاهده و دسترسی می‌باشند. در صورت تمایل می‌توان دسترسی به برد را برای همه اعضای ارگانیزیشن و یا همه کاربران اینترنت (برای مدیریت پروژه‌های جهانی مانند پروژه‌های متن‌باز) باز کرد. برای این منظور کافیت بر روی لینک «Change» کلیک نموده و در پنجره‌ی باز شده یکی از دو حالت «Organization» یا «Public» را انتخاب کرد.

پس از ایجاد برد، آن را در صفحه خانگی ترلو مشاهده خواهید نمود.

جهت ورود به فضای برد، کافی است بر روی مستطیل آبی رنگ حاوی عنوان برد کلیک کنید.

امکانات مدیریتی یک برد در سمت چپ بالای صفحه کنار عنوان و منوی سمت راست وجود دارد، برای باز شدن منو بر روی لینک «Show Menu» کلیک نمایید.

در سمت راست صفحه امکان تغییر عنوان و ارگانیزیشن آن مهیاست، کافی است بر روی آن‌ها کلیک نمایید تا امکان ویرایش آن‌ها فعال گردد.

چنانچه بر روی ستاره کنار ارگانیزیشن کلیک نمایید، برد جزو بردهای مهم شما قرار خواهد گرفت.

درصورت تمایل به تغییر سطح دسترسی کاربران به بد، می‌توانید بر روی سطح دسترسی کنونی کلیک نمایید تا دو سطح دیگر همراه با امکان انتخاب بین آن‌ها نمایش داده شود.

در بخش پایینی منوی سمت چپ امکاناتی مثل اضافه نمودن عضو (روند اضافه نمودن عضو در برد مانند ارگانیزیشن است) و مشاهده آخرین فعالیت‌های انجام شده توسط اعضای برد وجود دارد.

بخش بالایی منو به‌صورت پیش فرض جمع شده و برای مشاهده آن باید بر روی گزینه «Menu» کلیک نمایید. برخی امکاناتی که در این بخش ارائه می‌گردد عبارتند از:

• Labels: در این بخش برچسب‌های رنگی وجود دارد که می‌توان در هنگام تعریف کارت آن‌ها را به کارت‌ها پیوست نمود و مثلا با آن‌ها درجه اولویت انجام یک کارت را مشخص کرد. با کلیک بر روی گزینه پنجره مدیریت برچسب‌ها گشوده خواهد شد.
  

• Filter Cards: امکان جستجو در کارت‌های برد با فیلترهای مختلف دارد.

• Archive: مشاهده و جستجو در آیتم‌های آرشیو شده.
  

• Subscribe: با انتخاب Subscribe برد کلیه تغییرات کارت‌ها و لیست‌های برد از طریق ایمیل به Subscribe اطلاع رسانی خواهد شد.
  
• Copy Board: امکان کپی برد را با کارت‌ها یا بدون آن‌ها را در اختیار می‌گذارد.

• Share, Print, and Export: جهت به اشتراک گذاری و یا گرفتن خروجی از برد استفاده می‌گردد.
  

• Additional Settings: تنظیمات بیشتری را در اختیار می‌گذارد.

• Close Board: بستن برد، پس از اتمام پروژه می‌توان از این گزینه استفاده کرد. پس از بستن برد امکان باز کردن مجدد آن وجود دارد.
  

یک برد تازه ایجاد شده مانند تصویر بالا فاقد لیست یا کارت می‌باشد.

حذف اکانت ترلو:

وارد صفحه پروفایل خود شوید.

تب ستینگ

انتهای صفحه بر روی لینک «Permanently delete your entire account forever?» کلیک کنید.