هر چقدر که کسب‌وکاری بزرگتر می‌شود، مدیریت وقت و هزینه هم حساسیت بیشتری پیدا می‌کند! در این مواقع، شما دنبال راه و روشی هستید که بتوانید در کمترین زمان ممکن، بیشتری بازدهی را داشته باشید.
یکی از این راه و روش‌ها، مدیریت پروژه به روش چابک و اسکرام است که احتمالاً تا الان خیلی به گوشتان خورده است!
اما این شیوه‌های چابک چه هستند؟ مدیریت چابک واژه‌ای است که تازگی‌ها مد شده یا نه، واقعاً قرار است بازده تیم را افزایش دهد؟
در مقاله امروز می‌خوانیم که:
- مدیریت پروژه به روش چابک یعنی چه؟
- قواعد چابک چه هستند؟
- مانیفست 12گانه چابک چه می‌گوید؟
- مدل چابک چه مزایا و معایبی دارد؟
- چطوری می‌توانیم اجایل شویم؟
مدیریت چابک یا اجایل چیست؟
مدیریت چابک (که به آن اجایل (Agile) هم می‌گوییم) یک روش برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه است. در این روش، که مبتنی بر تکرار و همکاری است، مراحل مختلف کار به بخش‌های کوچکتری تکه تکه شده و بین اعضای تیم تقسیم می‌شوند.
برای اینکه نحوه کارکرد متدولوژی‌های چابک را بهتر درک کنید، بهتر است که فلش‌بکی به گذشته‌ها بزنیم و ببینیم که این ایده اصلاً از کجا آمد و چگونه تکمیل شد.
مرور کوتاهی بر تاریخچه مدیریت چابک
در دهۀ 90 میلادی، توسعه‌دهندهای نرم‌افزار (Software Developers) از مدل آبشاری، برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری استفاده می‌کردند. اما خب روش آبشاری مشکلات خاص خودش را داشت. مثلاً:
- به اندازۀ کافی انعطاف‌پذیر نبود
- ایجاد تغییر در برنامه‌ها سخت یا حتی غیرممکن بود
- به خاطر مرحله به مرحله بودن، کار اعضای تیم بیش از حد بهم وابسته می‌شد
- هزینه بر اساس این مدل تعیین می‌شد و در صورت تغییر، ممکن بود باعث ضرر شرکت شود
همین مشکلات باعث شد تا برنامه‌نویس‌های مختلفی فکرهایشان را روی هم بگذارند و مدل جدیدی را ارائه کنند. حول و حوش سال 2001 بود که مدل مدیریت چابک خیلی بر سر زبان‌ها افتاد. مدل چابک، بر خلاف مدل آبشاری انعطاف‌پذیر بود و به جای اینکه اجرای هر مرحله به مرحله قبلی وابسته باشد، وظایف طوری بین اعضای تقسیم می‌شد که بتوانند به‌صورت مستقل گوشه‌ای از کار را گرفته و آن را پیش ببرند.
افرادی که برای پروژه‌های Agile انتخاب می‌شدند، افرادی بودند که توانایی خودمدیریتی داشتند و می‌توانستند مسائل را با بهترین روش حل کنند.
آیا از متد چابک فقط در توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شود؟
درست است که اوایل از سیستم چابک، فقط برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری استفاده می‌شد، اما به مرور زمان آنقدر متدولوژی‌های مختلفی برای آن تعریف شد که می‌توان گفت دیگر تقریباً برای مدیریت هر نوع پروژه‌ای کارایی دارد.
برخی از این متدلوژی‌ها عبارتند از:- متدولوژی اسکرام چابک (البته نظرات متفاوت است؛ برخی کارشناسان معتقدند که اسکرام یک چارچوب (Framework) است، نه متدولوژی)
- توسعه نرم‌افزار Lean
- کانبان (Kanban)
- برنامه‌نویسی سریع (XP)
- کریستال
- روش توسعه سیستم‌های پویا (DSDM)
- توسعه مشخصه‌محور (FDD)
4 قاعده کلی مدیریت پروژه به روش چابک
فرقی ندارد که یک پروژه برنامه‌نویسی را مدیریت می‌کنید یا در حال اجرای یک پروژه بازاریابی هستید؛ در هر صورت این 4 قاعده راهگشای شماست.:
- اولویت داشتن افراد و تعامل آن‌ها، بر ابزارها و فرآیندها
- ارائه گزارش بر اساس کارکرد محصول نه بر اساس شرح دادن وقایع
- اولویت داشتن همفکری و همکاری با مشتری، بر یک قرارداد سفت و سخت
- انعطاف‌پذیر بودن در برابر تغییرات
خب، همانطور که پیداست، در مدل چابک، همکاری بین افراد و همینطور منعطف بودن، اهمیت زیادی دارد. برعکس مدل آبشاری که خشک و غیرقابل تغییر بود، اینجا دست‌تان برای تغییر باز است و ضرر مالی متوجه هیچ‌یک از طرفین نخواهد شد.
اصول 12 گانه مانفیست مدیریت پروژه چابک
طبق این مانیفست، در پروژه‌های چابک، 12 اصل اساسی وجود دارد که عبارتند از:
- بهبود مستمر نرم‌افزار باید همسو با جلب رضایت مشتری باشد.
- استقبال از تغییرات، حتی در اواخر کار، امکان‌پذیر است و حتی به عنوان مزیت رقابتی می‌توان به آن نگاه کرد.
- اولویت ارائه در کوتاه‌ترین زمان ممکن قرار می‌گیرد.
- توسعه‌دهندگان و صاحبان کسب‌وکار در کل مدت پروژه باید با یکدیگر همکاری کنند.
- پروژه‌ها باید به افراد باانگیزه و مشتاق محول شود و پشتیبانی و شرایط لازم برای آنان فراهم شود. همچنین باید به تیم اعتماد کرد.
- ارتباط رودررو، بهترین راه برای تبادل اطلاعات بین اعضای تیم است.
- محصول قابل استفاده، اولین معیار پیشرفت است.
- توسعه پایدار یکی از اصول مهم چابک است. حامیان مالی، توسعه‌دهندگان و کاربران باید سرعت پیشرفت ثابتی را در مدت نامحدودی حفظ کنند.
- توجه مداوم به مزایای فنی و طراحی خوب، چابکی را افزایش می‌دهد.
- سادگی، یا بهتر بگوییم، هنر حذف کارهای غیرضروری، یکی دیگر از اصول مهم اجایل است.
- تیم‌های خودسازمان‌یافته معمولا بهترین طراحی‌ها را خلق می‌کنند.
- تیم‌ها در فواصل زمانی منظم باید درباره نحوه ارتقای کارایی و بهره‌وری خود تامل کنند و عملکردشان را متناسب با آن تنظیم و هماهنگ کنند.
از همین 12 اصل می‌توانیم بفهمیم که همکاری، همفکری، سرعت و تعامل با مشتری، در مدل چابک، چقدر اهمیت دارد.
مدل مدیریتی چابک چه مزایا و معایبی دارد؟
خیلی‌ها اعتقاد دارند که روش اجایل (Agile) هم مانند خیلی از روش‌های دیگر، مُد شده، مدتی بر سر زبان‌ها افتاده و همین که از مد بیفتد دیگر کسی سراغ آن را نمی‌گیرد. خب بیایید با هم درباره مزایا و معایب چابک صحبتی داشته باشیم، تا ببینیم که واقعا اینطور است یا نه؟!
مزایای مدیریت پروژه به روش اجایل
3 دلیل وحود دارد که سازمان‌ها را متقاعد می‌کند تا به روش چابک روی بیاورند. این 3 دلیل عبارتند از:
سازگاری زیاد و کاهش ریسک
در سیستم‌های چابک، اولویت‌ها قابل تغییرند؛ چون پروژه طوری پیش می‌رود که شما به‌صورت مدام بتوانید فیدبک بگیرید، دیتاها را بررسی کنید و طبق همان اطلاعات، فرآیند را بهتر کنید. دقت کنید که این تغییرات بر اساس تحلیل است نه بر اساس حدس و پیش‌بینی! پس تغییرات، پروژه را روی هوا نمی‌برد و دست‌تان برای پیاده کردن ایده‌ها و خواسته‌های جدید باز است.
رضایت بیشتر مشتری‌ها
یادتان که نرفته «همکاری و همفکری با مشتری» یکی از 4 قاعده اصلی مدیریت چابک بود. خب، همانطور که پیداست، با جلب نظر مشتری و نزدیک‌تر شدن به افکار او، می‌توانیم رضایت او را هرچه بهتر جلب کنیم. در پروژه‌های اجایل با توجه به اینکه مراحل کاملاً انعطاف‌پذیر تعیین می‌شوند، اگر مشتری بخواهد تغییراتی انجام شود، پذیرفتنی است.
تیم‌های پرانرژی‌تر
در پروژه‌های چابک، اعضای تیم هم چابک و پرانرژی می‌شوند! تیم‌های اجایل خودگران هستند؛ یعنی اعضای تیم آزادند تا ایده‌های خود را بیان کنند، نوآوری به خرج دهند و مسائل را حل کنند. در تیم‌های چابک، هر یک از اعضا مسئولیت خود را پذیرفته، اعتماد در تیم وجود دارد و انگیزۀ آن‌ها باعث می‌شود نتایج فوق‌العاده‌ای را به‌دست آورند.
معایب مدیریت پروژه به روش اجایل
در کنار تمام خوبی‌هایی که گفتیم، مدل Agile دو ایراد کوچک هم دارد که در ادامه می‌خوانید. اگر شما هم ایراد دیگری را می‌بینید، آن را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
نیاز به یک فرد متخصص اجایل
در سازمان‌های بزرگ که تعداد افراد بیشتر و پروژه پیچیده‌تر است، معمولاً بهتر است که فرد کاربلد در راس امور قرار بگیرد و برای تصمیم‌های مهم، تیم را راهنمایی کند.
هزینه بالاتر
هزینه مدیریت پروژه به روش چابک، ممکن است که بیشتر از روش‌های سنتی باشد. دلیل آن هم این است که در مدل چابک تغییرات برقرار است و همین می‌تواند هزینه را اضافه کند. البته هزینه‌های اضافی مدیریت شده و هیچ‌گاه به ضرر و زیان ختم نمی‌شوند.
چگونه اجایل شویم؟
شنیدن مزایای روش اجایل، ممکن است هر کسی را وسوسه کند که روش مدیریتی خود را به چابک تغییر دهید؛ اما نکتۀ مهمی که باید بدانید این است که اجایل شدن گاهی نیازمند تغییر در ساختار تیم، استخدام افراد جدید و کمک گرفتن از یک فرد متخصص است.
ما در این بخش نکاتی را راجع‌به مدیریت تیم‌های اجایل مرور می‌کنیم؛ اگر می‌خواهید تیم خود را به روش چابک مدیریت کنید، همراه ما باشید.
افراد مناسبی را سر کار بگذارید
مدیریت پروژه به سبک چابک، نیازمند این است که افراد مناسبی را استخدام و آن‌ها را توانمند کنید. دقت کنید، شما به افرادی نیاز ندارید که طبق دستورات شما حرکت می‌کنند و کارها را به همان شکلی که شما می‌خواهید پیش می‌برند؛ شما به افرادی نیاز دارید که توانایی حل مساله دارند، می‌توانند شرایط را مدیریت کنند و بهترین تصمیم را برای پیش‌برد وظایف‌شان بگیرد!
فرهنگ سازمانی را اصلاح کنید
در صورتی که سازمان شما به روش سنتی مدیریت می‌شود و در برابر تغییرات مقاوم است، تشکیل یک تیم اجایل در آن کار غیرممکنی خواهد بود!
اگر فرهنگ سازمانی شما در تضاد با مانیفست چابک است، بهتر است به فکر اصلاح آن باشید. درست است که اصلاح و تغییرات نیازمند هزینه هستند، اما این هزینه در آینده نه چندان دور به شما باز خواهد گشت.
در ضمن، در شروع کار ممکن است اجایل شدن، فرآیند زمان‌بری باشد؛ پس در صورتی که مدیر سازمانی یا تیمی هستید، لازم است حمایت مالی و روانی از افراد را در اولویت قرار دهید.
از ابزارهای مناسب استفاده کنید
برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های Agile نرم‌افزارها و ابزارهای مختلفی ساخته شده است. مثلاً جیرا (Jira) برای پروژه‌های نرم‌افزاری و ترلو (Trello) برای پروژه‌های مارکتینگ، معروف‌تر از بقیه هستند و قابلیت تعریف پروژه به روش اسکرام و کانبان را دارند.
درباره اسکرام و کانبان در بخش بعدی توضیح می‌دهیم؛ فعلاً یادتان باشد که شما هم باید با توجه به نوع پروژه، بهترین و انعطاف‌پذیرترین ابزار را انتخاب کنید و آموزش‌های لازم برای کار با آن را یاد بگیرید.
اسکرام چیست؟
یکی از فریم‌ورک‌های بسیار محبوب چابک، اسکرام (Scrum) است؛ به‌طوریکه حدود 74% افرادی که از مدل Agile استفاده می‌کنند، گفته‌اند که با متدولوژی اسکرام پیش می‌روند.
در اسکرام، از 4 قاعده اصلی شیوه مدیریتی چابک -که بالاتر گفتیم- پیروی می‌شود؛ اما بااین‌حال، این متدلوژی قواعد و اصول خاصی دارد که بهتر است با آن‌ها آشنا شوید.
مدیریت پروژه چابک، با استفاده از اسکرام
در هر تیم اسکرام، 3 نفر برای نقش‌های اصلی نیاز داریم. این 3 نقش عبارتنداز:
– مالک محصول (Product Owner)
کسی که بک‌لاگ‌ها را مدیریت می‌کند و حواسش هست که کاری که تیم توسعه انجام می‌دهد، در جهت خلق ارزش برای مشتری باشد.
نکته: منظور از بکلاگ (Backlog)، لیستی اولویت‌بندی شده از کارهاست که طبق نیازهای پروژه و نقشۀ راه آن تهیه شده و در اختیار تیم توسعه قرار می‌گیرد.
– تیم توسعه (Development Team)
شامل افراد حرفه‌ای است که کارها را انجام می‌دهند. کارها در اسکرام، در دوره‌های زمانی تکرارشونده‌ای جای می‌گیرند که به آن‌ها اسپرینت (Sprint) می‌گویند. تیم توسعه باید در انتهای هر اسپرینت، محصول یا نتیجه قابل ارائه‌ای داشته باشد.
– اسکرام مستر یا مربی اسکرام (Scrum Master)
کسی است که وظیفه آموزش، چابک‌سازی و هماهنگی تیم را بر عهده دارد. مربی اسکرام باید فرآیندها را بررسی، در تعامل با مشتری باشد و کاری کند که بهره‌وری تیم افزایش پیدا کند.
کانبان چیست؟
کانبان بک بُرد برنامه‌ریزی است که وظایف اعضای تیم و مراحل اجرای پروژه روی آن مشخص می‌شود. هدف از داشتن این بُرد، دسترسی سریع به وظایف، افزایش سرعت و بهره‌وری است. در تصویر زیر می‌توانید مقایسه کلی اسکرام و کانبان را ببینید.
هدف از این مقایسه این بود که یک آشنایی کلی با 2 فریم‌ورک محبوب اجابل داشته باشید؛ در مقالات بعدی ایران‌سرور قرار است این موضوع را بیشتر باز کنیم و عمیق‌تر به آن بپردازیم.
سخن پایانی
در این مقاله با کلیات مدیریت پروژه چابک و اصول سیستم‌های اجایل آشنا شدید؛ اگر به فکر اجایل شدن افتاده‌اید، بهتر است قبل از هر چیزی فرهنگ سازمانی خود را بازبینی کنید، با افراد کاربلد مشاوره کنید و برای حمایت تیم‌تان آماده شوید.
در صورتی که مدل اجایل را تجربه کرده‌اید، خوشحال می‌شویم که تغییراتی که برای‌تان اتفاق افتاده را با ما و سایر خوانندگان در میان بگذارید.
