تیمسازی یکی از مهمترین و حساسترین فاکتورهای موفقیت کسبوکار است.
یک تیم فوتبال را درنظر بگیرید که قرار است با هدف پیروزی و گرفتن 3 امتیاز وارد مسابقه شود. سرمربی تیم باید با آنالیز دقیق حریف و البته در نظر گرفتن داراییهای تیمش بهترین ترکیب ممکن را بچیند. انتخاب تاکتیک مناسب یکی از مهمترین پارامترهایی است که در موفقیت او تاثیرگذار است.
مثلًاگر از جناحین نفوذ کند احتمال به گل رسیدن بیشتر است یا باید به قلب دفاع تیم مقابل حمله کند؟ برای دفاع از گلهای زده، حالت تدافعی به تیم بدهد؟ (بهقول فوتبالیها اتوبوس پارک کند) یا همچنان برای زدن گلهای بیشتر حمله کند؟ یک سرمربی خوب میداند که برای هر بازیای یک چینش خاص نیاز است و تیمش را بر پایه همین اصل انتخاب میکند.
تیمسازی در کسبوکارها هم دلیلی مشابه دارد. برای رسیدن به دستاوردهای مختلف، باید تیمی را درست کنید که اعضای آن نهایت بهرهوری را داشته باشند. تیمی که برای انجام پروژه A فوقالعاده عمل کرده، لزوماً قرار نیست برای پروژه B هم کارآمد باشد. در این مقاله راجع به انواع مختلف تیم و ویژگیها و مزایا و معایب هرکدام صحبت خواهیم کرد.قبل از هرچیزی بیایید ببینیم چند نوع تیم داریم؟
انواع مختلف تیمها در محیطهای کاری
4 نوع تیم در محیطهای کاری وجود دارند که عبارتند از: تیمهای پروژهای، تیمهای خودگردان، تیمهای مجازی و تیمهای عملیاتی. همچنین در بین این دستهبندیها، تیمهای پروژهای در 4 شکل مختلف دیده میشوند که در ادامه بیشتر راجع به آنها صحبت خواهیم کرد.
⚠️ برای شناسایی نوع یک تیم باید مسائلی مانند هدف تیم، موقعیت جغرافیایی اعضا و ساختار سازمانی حاکم بر تیم را بررسی کرد؛ یعنی عمده تفاوت تیمها در تفاوت این 3 عامل است.
هرکدام از انواع مختلف تیمها، برای کاری مشخص مفید هستند. توجه به ویژگیها و البته مزایا و معایب هر مدل تیم کمک میکند تا انتخابهای درستی برای جمعآوری نیروی مورد نیاز جهت رسیدن به یک هدف معین داشته باشید.
بیایید با هم انواع تیمها را موشکافانه بررسی کنیم. اول از همه تیمهای پروژهای.
تیمهای پروژهای: همه برای یک هدف
همچنین میتوانید با کنار هم جمع کردن نیروهای حرفهای و آماتور در کنار هم، یک فضای غیر رسمی برای آموزش و یادگیری ایجاد کنید. خوب است بدانید که 4 نوع تیم پروژهای داریم:
1) تیمهای تخصصمحور (Functional)
اعضای این تیمها همیشه از یک دپارتمان هستند که با مسئولیتهای متفاوت کنار هم جمع شدهاند. در راس چنین تیمهایی یک مدیر وجود دارد که مسئول تمام دستاوردهای مثبت و منفی مجموعه است و البته که تمام اعضا باید گزارش کار خود را به او تحویل دهند. این تیمها معمولاً در کسبوکارهایی دیده میشوند که دوست دارند پروژههایشان را بهشکل سنتی مدیریت کنند.
گاهی برای تکمیل یک پروژه، همکاری بین بخشهای مختلف یک کمپانی ضروری است. برای درک بهتر این موضوع، به مثال زیر توجه کنید:
- کار روی یک محصول جدید، با ایدهای که از بخش بازاریابی ارائه میشود آغاز میگردد؛
- ایده توسط افراد دپارتمان مربوطه مورد تحقیق و بررسی قرار میگیرد تا اجرایی بودن آن تائید شود؛
- پس از تحقیق و بررسی و تائید ایده، تیم طراحی موظف میشود تا ظاهری جذاب خلق کند؛
- در نهایت تیم تولید، محصول را میسازد.
چیزی از مسابقات دو امدادی به گوشتان خورده است؟ این رویکرد نامی مشابه با این مسابقات دارد. همانطور که در دو امدادی هر یک از اعضا پس از دویدن و ایفای نقش خود، باقی کار را به همتیمیشان میسپارند، در چنین تیمهایی هم هر بخش باید وظیفهای که دارد را بهخوبی انجام دهد تا مجموعه به هدف اصلی دست پیدا کند.
لازمه اصلی چنین تیمهایی، مدیر باهوشی است که دیدی کلی و دقیق نسبت به تمام پروژه داشته باشد و موانعی که ممکن است در مسیر انتقال کار بین قسمتهای مختلف وجود داشته باشند را از بین ببرد.
نقاط قوت تیمهای تخصصمحور
- برای پیش بردن کارهای روزمره مناسب هستند
- مدیر مربوطه کنترل پروژه را در دست دارد
- مدیر مهارتها و تکنیکهای مختلف را با یکدیگر همسو میکند تا پروژه بهتر پیش برود
نقاط ضعف تیمهای تخصصمحور
- ارتباط بین قسمتهای مختلف دشوار است
- تمام پروسههای تصمیمگیری توسط مدیران بالادستی انجام میشود
- انعطافپدیر نیستند
2) تیمهای چند تخصصی
وقتی افرادی از دپارتمانهای مختلف دور هم جمع میشوند و تشکیل تیم میدهند، تیم چند تخصصی یا Cross-functional تشکیل میشود. اعضای این تیم هرکدام مهارتهای متفاوتی دارند و در بخشهای مختلفی مشغول فعالیت هستند.
این اعضا برای انجام یک وظیفه خاص کنار هم جمع شدهاند. وظایفی که به تیمهای چند تخصصی محول میشود، نیازمند مهارتهای گوناگون برای انجام است و به همین خاطر به کارکنان از بخشهای گوناگون نیاز داریم.
گرچه تشکیل چنین تیمهایی در تمام کمپانیهای جهان رواج پیدا کرده، اما خوب است بدانید بر اساس مستندات برخی تحقیقات، 75 درصد از این تیمها کاملاً ناکارآمد هستند!
نقاط قوت تیمهای چند تخصصی
- وظایف محول شده سریعتر انجام میشوند
- قسمت بزرگی از هر پروژهای در چنین تیمهایی انجام میشود
- این تیمها منبع بینظیری برای خلق ایدههای نامتعارف هستند
نقاط ضعف تیمهای چند تخصصی
- منسجم شدن تیم و اعضا زمان زیادی میبرد
- مدیریت چنین تیمهایی بسیار چالش برانگیز است
- گوناگونی مهارتها و تنوع دیدگاهها میتواند منجر به ایجاد تضاد و تداخل شود
3) تیمهای ماتریکسی
چنین تیمهایی تابع یک سیستم دو مدیریتی هستند! به زبان سادهتر، در این سیستمها هر یک از اعضا باید بخشهای مختلف کارش را به مدیر مرتبط با همان بخش گزارش بدهد. این نوع از تیمها محصول رویکرد مدیریت ماتریکسی هستند. اگر به مثال زیر توجه کنید، طرز کار تیمهای ماتریکسی (Matrix Teams) را کاملاً درک خواهید کرد.
فرض کنید شخصیتی با نام ارشیا وجود دارد که در یک شرکت بسیار بزرگ و معتبر طراحی میکند. اخیراً وظیفهای جدید به او داده شده است. ارشیا باید طرحی برای یکی از ایدههای تیم بازاریابی – که پس از تحقیق و بررسی تائید شده – ارائه کند.
در چنین شرایطی ارشیای داستان ما بلافاصله تحت نظارت دو مدیر مختلف قرار میگیرد. یکی از این مدیرها، مدیر پروژه جدید است که فقط میخواهد ایده به بهترین شکل اجرا شود. مدیر دیگر هم همان کسی است که مدیریت مستقیم او را بر عهده دارد و ناظر عملکرد روزانه، پیشرفت و حتی آموزش ارشیا است.
چنین رویکردی برای مدیران منفعتهای زیادی دارد. مهمترین آنها این که نیازی نیست در هر تصمیمی دخالت کنند؛ اما در عین حال بر روند پیشرفت پروژه کنترل کلی دارند. در نقطه مقابل رویکرد مدیریت ماتریکسی، از برخی جهات برای کارکنان دردسرساز است. بدترین این دردسرها دریافت دستور از دو نفر است که حتی بعضی اوقات این دستورات با یکدیگر تداخل دارند.
نقاط قوت تیمهای ماتریکسی
- مورد قبول مدیران سنتی است
- برای اعضای تیم انعطافپذیر است
- مدیران ارشد بدون دخالت در فعالیتهای روزمره، پروژه را کنترل میکنند
نقاط ضعف تیمهای ماتریکسی
- ارائه دو گزارش به دو مدیر مختلف میتواند گیجکننده باشد
- در این تیمها معمولاً رهبر تیم اختیاری برای انتخاب اعضا ندارد
- ارزیابی عملکرد اعضا، کار مشکلی است
4) تیمهای قراردادی
این تیمها متشکل از افرادی هستند که صرفاً بهخاطر انجام یک وظیفه خاص به پروژه اضافه شدهاند و طبق قراردادی که با سازمان دارند، تا اتمام پروژه کار میکنند. بعد از به سرانجام رسیدن پروژه و پایان قرارداد، تمام ارتباطات بین طرفین قطع میشود، مگر برای انعقاد قرارداد جدید و همکاری مجدد.
بهره بردن از تیمهای قراردادی (Contract Teams) زمانی نهایت فایده را دارند که مدیر پروژه موارد زیر را بهدقت رعایت کند:
- حفظ ارتباط با اعضای تیم قراردادی
- جبران هرگونه ضرری که از عدم حضور فیزیکی اعضای تیم ناشی میشود (معمولاً تیمهای قراردادی بهصورت دورکاری فعالیت میکنند)
- پذیرش تمام مسئولیتهای شکست یا پیروزی پروژه
نقاط قوت تیمهای قراردادی
- فرایند جذب افراد متخصص راحتتر از روشهای دیگر است و محدودیت جغرافیایی ندارید
- تیم میتواند از ساختار مدیریتی موجود در سازمان استفاده کند و نیاز به تعریف ساختار جدید نیست
نقاط ضعف تیمهای قراردادی
- ارزیابی روند پیشرفت پروژه برای مشتری دشوار است
- حل مشکلات سازمانی و سیاستگذاریها دشوار است
- مشتری تنها قاضی درستی انجام پروژه است
تیمهای خودگردان: هرکس مدیر خودش است
معمولاً اعضای چنین تیمهایی، کارکنانی هستند که در یک سازمان همکار یکدیگر هستند؛ گرچه این اعضا وظایف مختلفی دارند، اما همه آنها برای دستیابی به یک هدف مشترک فعالیت میکنند. بالای سر تیمهای خودگردان هیچ مدیری وجود ندارد و مسئولیت تعیین نقشها و مسئولیتها برعهده تکتک اعضای تیم است. این افراد برای حل مشکلات و رسیدن به اهداف باید به تصمیمات خودشان اتکا کنند.
یکی از مشهورترین کمپانیهایی که از این رویکرد استفاده کرده، کمپانی نرمافزاری Valve است. نزدیک به 300 نفر از کارکنان این مجموعه بدون مدیر یا مقام بالادست فعالیت میکنند. از آنها انتظار میرود که خودشان کارهای شخصی یا گروهی را سازماندهی کنند و از خدماتی که به مشتریان ارائه میکنند، پشتیبانی کنند.
این رویکرد کاری در کمپانی Valve شدیداً به مسئولیتپذیری فردی کارکنان وابسته است.
اگر قصد جمعآوری تیم خودگردان (Self-Managed) را دارید، حتماً باید 2 پارامتر زیر را برای اعضا تعریف کنید:
- میزان مسئولیت هریک از عضوها
- میزان استقلالی که تیم خودگردان در تصمیمگیریها دارد و تعیین خط قرمزها
نتایج برخی از تحقیقات نشان میدهند که اعضای تیمهای خودگردان بیشتر احساس مفید بودن میکنند و جذابیت شغلشان برای ایشان چندبرابر میشود. البته هیچ مدرکی که افزایش کارآمدی را تائید کند وجود ندارد.
نقاط قوت تیمهای خودگردان
- استقلالی که به اعضا داده میشود در افزایش انگیزه آنها موثر است
- اعضای تیم میتوانند زمان خود را مدیریت کنند و وظایفشان را در زمان مناسب انجام دهند
- تقسیم وظایف همه اعضا را در دستاوردها شریک میکند و حس بهتری به آنها میدهد
نقاط ضعف تیمهای خودگردان
- نبود سلسله مراتب میتواند منجر به ارجحیت روابط شخصی بر قضاوت درست شود
- تلاش بیشازحد برای همگرایی با افراد مختلف تیم، میتواند خلاقیت و تفکر انتقادی را کاهش دهد
- اضافه شدن یک مسئولیت جدید به پروژه زمان زیادی را میگیرد و نیازمند مهارتهایی است که شاید اعضای تیم نداشته باشند
- زمان و هزینه لازم برای آموزش و توجیه بیشتر از دیگر حالتها است؛ چون دایره وظایف افراد گستردهتر است
تیمهای مجازی: اینترنت مسیرها را کوتاه میکند
این نوع تیمها از افرادی تشکیل شدهاند که از نظر موقعیت مکانی با یکدیگر تفاوت دارند و فعالیت آنها شدیداً به ابزارهای همکاری موجود در اینترنت وابسته است.
یکی از مهمترین خصوصیاتی تیمهای مجازی برای اعضا، امکان ایجاد تعادل بهتر بین کار و زندگی است. همچنین این تیمها به کارفرمایان کمک میکنند تا بهترین متخصصها را برای انجام یک پروژه به کار بگیرند، بدون درنظر گرفتن این موضوع که متخصص مدنظر هزاران هزار کیلومتر دورتر زندگی میکند.
یکی از کمپانیهایی که نهایت استفاده را از تیم مجازی (Virtual) خود میبرد، WordPress است. بیش از 100 نفر در 43 کشور مختلف جزو اعضای تیم این کمپانی هستند و میتوانند بهصورت همزمان با دیگر همکاران خود ارتباط برقرار کنند.
شاید برایتان جالب باشد که هر کارمند جدیدی که وارد این مجموعه میشود، 2000 دلار اعتبار از کمپانی دریافت میکند تا دفتر خانگیاش را بهبهترین شکل تجهیز کند. همچنین زمان استراحت اعضا در تیمهای مجازی به انتخاب خودشان است؛ یعنی هر زمان که دوست داشته باشند میتوانند استراحت کنند.
شاید استفاده از این رویکرد کمی عجیبوغریب بهنظر برسد، اما همین روش یکی از اصلیترین دلایل موفقیت WordPress است. 27.5 درصد از تمام سایتهای دنیا روی وردپرس ساخته شدهاند. اعداد هیچوقت دروغ نمیگویند!
حالا که از زیروزبر تیمهای مجازی آگاهی پیدا کردید، بد نیست نقلقول Cam Lee از آژانس دیجیتال مارکتینگ Rock را هم در این رابطه بخوانید. او راجع به یکی از مصائب تیمداری به این روش میگوید:
«تحتنظر داشتن اعضایی که بهصورت دورکاری فعالیت میکنند، کاملاً با رصد کردن کارکنانی که در محیط کار هستند تفاوت دارد. علاوهبر داشتن کانالهای ارتباطی کارآمد، باید اعتماد زیادی به افراد تیمتان داشته باشید. باید یاد بگیرید بدون دیدن چهره اعضا، احساسات و میزان اعتمادبهنفس آنها را حدس بزنید که اصلاً کار راحتی نیست.»
انواع مختلف تیمهای مجازی
این نوع تیمها بر پایه سه بُعد مختلف توصیف میشوند و اگر قصد جمعآوری چنین تیمی را دارید باید آنها را درنظر بگیرید:
- زمان: اعضای تیم چه زمانی کار میکنند؟ آنها ممکن است در ساعات و شیفتهای مختلف کار کنند. محدوده زمانیای که هریک از افراد در آن زندگی میکنند در این بُعد بسیار تاثیرگذار است. مثلاً اگر قرار باشد با افراد خارج از کشور کار کنید، باید حواستان به فاصله زمانی باشد.
- فضا: اعضا در چه مکانی وظایفشان را انجام میدهند؟ ممکن است نزدیک هم یا در یک شهر باشند. شاید هم صدها و هزاران کیلومتر با یکدیگر فاصله داشته باشند.
- فرهنگ: اعضا برای چه کسی و چگونه کار میکنند؟ بُعد فرهنگ شامل مسائل مختلفی مانند جنسیت، نژاد، زبان، حرفه، تحصیلات، ملیت، دیدگاه سیاسی، مذهبی و البته اقتصادی میشود.
تیمهای عملیاتی: وظیفه خطیر پشتیبانی
این تیمها وظیفه پشتیبانی از انواع دیگر تیمها را بر عهده دارند. در واقع میتوان گفت تیمهای عملیاتی در پشت صحنه هستند و وظیفه آنها این است که مطمئن شوند امور بهدرستی پیش میروند.
برای مثال بخش منابع انسانی شاید هیچ پروژه خاصی را انجام ندهد، اما همواره مشغول غربالگری، مصاحبه و استخدام نیروهای جدید است. اگر یکی از اعضای کلیدی هرکدام از تیمها تصمیم به جدایی بگیرد، دپارتمان منابع انسانی باید برای او جایگزین پیدا کند تا تیم بتواند به کار خود ادامه دهد.
البته از آنجایی که وظایف و مسئولیت اعضای این تیمها بهخوبی تعریف شدهاند، تیمهای عملیاتی هم میتوانند پروژههای مختص خودشان را داشته باشند.
به عنوان یک مثال دیگر، بخش حسابداری یک شرکت را درنظر بگیرید که ناگهان درخواستی مبنی بر ارائه گزارش مالی سالیانه دریافت میکند و گزارش باید در تاریخی مشخص آماده و تحویل گردد. در چنین مواقعی مسئولیتهای مختلف بین اعضا تقسیم میشود و هرکس موظف است تا تاریخی معین وظیفهاش را انجام دهد. درست مانند انجام یک پروژه!
✅ هر تیمی از آغاز فعالیت تا پایان یک پروژه 5 فاز را طی میکند. با انواع تیمها بهخوبی آشنا شدید؟ بیایید که میخواهیم این 5 فاز را به شما معرفی کنیم.
5 فاز شکلگیری انواع تیم
پس از ساخت یک تیم و جمع شدن اعضا دور هم، 5 فاز مختلف از زمان شروع به کار تا انتها به وجود میآید. این فازها در هر 4 نوع مختلف تیم وجود دارند.
فاز اول: تمرین
این فاز اولین مرحله از شکلگیری یک تیم است. در این مرحله اعضا در حال آشنا شدن با یکدیگر هستند و اگرچه شور و شوق بین آنها موج میزند، اما هنوز یخ آنها با محیط و دیگر همکاران آب نشده است.
فاز دوم: طوفان
شوق اولیه در حال نابودی است. اولین اختلافنظرها در حال نمایان شدن هستند و اعضا بهدنبال رهبری هستند که وظیفه هریک از آنها را مشخص و مسئولیتها را تقسیم کند.
فاز سوم: عادیسازی
وقتی اعضای تیم با یکدیگر آشنا شوند، شروع به پیروی از قوانین کاری اشاره شده میکنند. در این مرحله نیاز به رهبر برای تمام اعضا مشخص شده است.
فاز چهارم: اجرا
در این مرحله با توجه به تعیین وظایف و یکپارچه شدن اعضا، اجرا در مسیر رسیدن به اهداف مشترک صورت میپذیرد.
فاز پنجم: انحلال
با دستیابی به هدف موردنظر، فاز انحلال با کاهش اشتیاق میان اعضا خود را نشان میدهد. یکی از وظایف رهبر یا لیدر تحریک مجدد انگیزه اعضا برای رسیدگی به پروژهای بعدی است.
شناخت این 5 فاز، در مدیریت بهتر تیمها کمکتان میکند. اگر هنوز به این نتیجه نرسیدهاید که چه نوع تیمی به درد شما میخورد، در بخش بعدی مقاله هم همراه ما باشید.
کدام نوع تیم مناسب شما است؟
وقتی قصد تشکیل یک تیم بهمنظور انجام یک وظیفه مشخص را دارید، حتماً این چند سوال را از خودتان بپرسید:
- هدف تیم دقیقاً چیست؟
- به چند نفر نیاز است و وظیفه هرکدام از آنها چیست؟
- آیا افرادی که انتخاب شدهاند توانایی مدیریت دارند یا بهتر است یک لیدر یا رهبر قوی داشته باشند؟
- آیا ضروری است که همه آنها در یک مکان کنار هم باشند؟
- آیا اعضای تیم کارکنان دائمی مجموعه هستند یا بهصورت موقت در پروژه فعالیت میکنند؟
- بودجه تیمسازی چقدر است؟
اگر پروژهای پیش رویتان است که همزمان به مهارتهای بازاریابی، طراحی و همچنین خدمات پشتیبانی از مشتری نیاز دارد، بهتر است که یک تیم چند تخصصه تشکیل دهید.
Kalila Lakeworth از کمپانی 3D1go نظرش را راجع به تیم موثر اینگونه بیان میکند:
«تیمی کارآمد است که اعضایش مشتاقانه در حال آموزش به یکدیگر باشند، ارتباطات شفاف و روحیه بالا برای حفظ انگیزه داشته باشند. به دیگر اعضا کمک کنند تا ایرادات را جبران کنند (ایراداتی از جنس مهارت، کمبود زمان، شرایط محیطی). تیم کارآمد مثل یک شخص قوی است و مثل یک گروه توقفناپذیر.»
فرض کنید در مثال بالا که پیشنهاد کردیم از یک تیم چند تخصصه استفاده کنید، بنا بر دلایلی تصمیم گرفتید قسمت طراحی را برونسپاری کنید و اینکار را به یک شرکت دیگر بسپارید. اگر این شرکت هم کار را به یکی از طراحانش بسپارد که بهصورت دورکاری فعالیت میکند، بهترین کار تشکیل ترکیبی از تیمهای قراردادی و مجازی است.
در عمل تیمهایی که فقط تخصصمحور باشند یا فقط مجازی باشند بهندرت پیدا میشوند. بیشتر تیمها در فضای مدرن کسبوکار، ترکیبی از دو یا چند مدل تیم هستند.
جمعبندی
برای انجام امور مختلف در کسبوکارهای امروزی، تیمسازی درست اهمیت زیادی دارد و هم بهعنوان مدیر و هم بهعنوان کارمند باید با انواع مختلف تیمها در محیطهای کاری آشنا باشید.
همان طور که در این مقاله خواندید، انواع گوناگون تیمها به چهار دسته پروژهای، خودگردان، مجازی و عملیاتی تقسیم میشوند که از این میان تیمهای پروژهای بهتنهایی 4 زیر مجموعه دیگر دارند.
خب؛ تجربه شما از بودن در تیم و تیمسازی چیست؟ اصلاً اهل کار تیمی هستید؟ تا حالا در یک تیم فوقالعاده بودهاید؟ نقاط ضعف تیمی که از آن متنفرید چه بوده؟
خوشحال میشویم که تجربههای شما را بخوانیم :)
راستی، برای تهیه این مقاله از دو منبع زیر استفاده شده است:
اگر دوست داشتید، این مقاله را برای مدیرها و همتیمیهای خودتان بفرستید.