راهنمای استفاده از ترلو (بخش دوم، ابزارهای مدیریت پروژه)

پیش از این -در اینجا– درباره ترلو و روش عضویت در آن صحبت کردیم. در ادامه می‌خواهیم روش استفاده از ابزارهای اصلی ترلو مانند Organization ،‌Board، List و کارت‌ها صحبت کنیم.

در اولین ورود به ترلو، یک Organization (ارگانیزیشن) و Board (برد)‌ پیش‌فرض در فضای کاربری خود مشاهده می‌کنید که توسط ترلو ایجاد شده‌است.

همچنین لینک‌هایی برای ایجاد برد و ارگانیزیشن جدید وجود دارد.

ایجاد یک Organization در ترلو:

ارگانیزیشن برای سازمان‌دهی پروژه‌ها طراحی شده‌است و می‌تواند شامل یک یا چند برد باشد؛ به‌عنوان مثال می‌توان برای هر سازمان یا پروژه یک ارگانیزیشن جدا تعریف و برای هر بخش از آن یک برد.

برای شروع پیشنهاد ما ساخت یک ارگانیزیشن می‌باشد، برای این منظور کافی است بر روی لینک «Create a new organization» کلیک نمایید تا پنجره‌ای مشابه تصویر زیر باز گردد.

در این پنجره کافی است نام ارگانیزیشن را وارد و بر روی کلید «Create» کلیک نمایید. درصورت تمایل می‌توان توضیحاتی در باره ارگانیزیشن نیز در بخش «Description» اضافه نمود. پس از ایجاد به صفحه‌ای مشابه تصویر زیر هدایت خواهید شد.

در این صفحه امکانات مدیریتی ارگانیزیشن در اختیار شما قرار دارد، مانند مشاهده بردهای آن در صورت وجود، بردهای Public دیگر ارگانیزیشن‌ها و تغییر نام و توضیحات ارگانیزیشن. همچنین در تب‌های «Settings» و «Members» می‌توانید تنظیمات بیشتری به برد اضافه نموده و یا اعضای آن را تعریف کنید.

نکته یک: جهت دسترسی به صفحه مدیریت ارگانیزیشن، از صفحه خانگی -اصلی- ترلو بر روی لینک «Overview» آن ارگانیزیشن کلیک کنید.

نکته دو: ساخت ارگانیزیشن اجباری نیست، در این صورت همه بردهای آینده در ارگانیزیشن پیش‌فرض -My Boards- ترلو قرار خواهد گرفت.

نکته سه: برای دسترسی به صفحه خانگی ترلو، می‌توان بر روی آیکون Trello در میانه نوار تیره رنگ بالای صفحه‌هات کلیک کرد.

تب Settings (تنظیمات):

در این تب امکان تنظیم دسترسی -مشاهده- ارگانیزیشن تنها برای اعضا و یا همه، همچنین حذف ارگانیزیشن وجود دارد.

تب Members (اعضا):

در این تب می‌توان سطح دسترسی اعضا را مدیریت کرد، برای هر عضو می‌توان دو سطح دسترسی مدیر و عادی تعریف کرد.

همچنین امکان تعریف عضو در این تب وجود دارد، چنان‌چه بخواهید دسترسی یک ارگانیزیشن را محدود کنید، ابتدا باید اعضای آن را تعریف کنید.

جهت تعریف عضو، اگر اشخاص مورد نظر شما قبلا در ترلو عضو شده‌باشند کافیست نام‌کاربری یا ایمیل آن‌ها را در بخش افزودن عضو جدید وارد نموده سپس بر روی نام کاربر کلیک کنید تا به لیست اعضا اضافه گردد.

در غیر این‌صورت می‌توان با وارد نمودن ایمیل شخص، لینک دعوت‌نامه عضویت ارسال نمود.

راه دیگری نیز برای ایجاد ارگانیزیشن در ترلو وجود دارد، که می‌توان ارگانیزیشن را در دو دسته Personal (شخصی) و Business (تجاری/کاری) ایجاد کرد. برای این منظور کافیست بر روی کلید + در بالای صفحه، سمت راست، کلیک نمایید. پنجره‌ای مانند تصویر زیر باز خواهد شد که دو لینک انتهایی آن برای ساخت ارگانیزیشن کاربرد دارد. سایر مراحل ساخت این ارگانیزیشن مانند روش قبل می‌باشد. تنها تفاوت در این نوع ارگانیزیشن محدودیت دسترسی در ارگانیزیشن تجاری برای ایجاد امنیت بیشتر است.

ایجاد و مدیریت Board در ترلو:

برای ایجاد یک Board (برد) نیز می‌توان بر روی لینک «Create New Board» در صفحه خانگی ترلو استفاده کرد و هم از کلیک بر روی کلید + در بالای صفحه، سمت راست. پنجره‌ای مشابه زیر باز خواهد شد که در آن باید نام برد، ارگانیزیشن و سطح دسترسی به آن را مشخص نمایید.

بردهای ساخته شده به‌صورت پیش‌فرض Private هستند، به این معنی که تنها برای اعضای همان برد قابل مشاهده و دسترسی می‌باشند. در صورت تمایل می‌توان دسترسی به برد را برای همه اعضای ارگانیزیشن و یا همه کاربران اینترنت (برای مدیریت پروژه‌های جهانی مانند پروژه‌های متن‌باز) باز کرد. برای این منظور کافی است بر روی لینک «Change» کلیک نموده و در پنجره‌ی باز شده یکی از دو حالت «Organization» یا «Public» را انتخاب کرد.

پس از ایجاد برد، آن را در صفحه خانگی ترلو مشاهده خواهید نمود.

جهت ورود به فضای برد، کافی است بر روی مستطیل آبی رنگ حاوی عنوان برد کلیک کنید.

امکانات مدیریتی یک برد در سمت چپ بالای صفحه کنار عنوان و منوی سمت راست وجود دارد، برای باز شدن منو بر روی لینک «Show Menu» کلیک نمایید.

در سمت چپ صفحه امکان تغییر عنوان و ارگانیزیشن آن مهیاست، کافی است بر روی آن‌ها کلیک نمایید تا امکان ویرایش آن‌ها فعال گردد.

چنانچه بر روی ستاره کنار ارگانیزیشن کلیک نمایید، برد جزو بردهای مهم شما قرار خواهد گرفت.

درصورت تمایل به تغییر سطح دسترسی کاربران به برد، می‌توانید بر روی سطح دسترسی کنونی کلیک نمایید تا دو سطح دیگر همراه با امکان انتخاب بین آن‌ها نمایش داده شود.

به کمک آیکون Board در سمت چپ نوار مشکی رنگ بالای صفحه، امکان جابه‌جایی بین بردهای عضو شده در ترلو وجود دارد.

در بخش پایینی منوی سمت چپ امکاناتی مثل اضافه نمودن عضو (روند اضافه نمودن عضو در برد مانند ارگانیزیشن است) و مشاهده آخرین فعالیت‌های انجام شده توسط اعضای برد وجود دارد.

بخش بالایی منو که به‌صورت پیش فرض نمایش داده نمی‌گردد، دیگر امکانات مدیریتی برد وجود دارد؛ برای مشاهده آن باید بر روی گزینه «Menu» کلیک نمایید. برخی امکاناتی که در این بخش ارائه می‌گردد عبارتند از:

• Labels: در این بخش برچسب‌های رنگی وجود دارد که می‌توان در هنگام تعریف کارت آن‌ها را به کارت‌ها پیوست نمود و مثلا با آن‌ها درجه اولویت انجام یک کارت را مشخص کرد. با کلیک بر روی گزینه پنجره مدیریت برچسب‌ها گشوده خواهد شد.
  

• Filter Cards: امکان جستجو در کارت‌های برد با فیلترهای مختلف دارد.

• Archive: مشاهده و جستجو در آیتم‌های آرشیو شده.
  

• Subscribe: با Subscribe (اشتراک) در برد کلیه تغییرات کارت‌ها و لیست‌های برد از طریق ایمیل اطلاع رسانی خواهد شد.
  
• Copy Board: امکان کپی برد را با کارت‌ها یا بدون آن‌ها را در اختیار می‌گذارد.

• Share, Print, and Export: جهت به اشتراک گذاری و یا گرفتن خروجی از برد استفاده می‌گردد.
  

• Additional Settings: تنظیمات بیشتری برای مدیریت برد را در اختیار کاربر می‌گذارد.

• Close Board: بستن برد، پس از اتمام پروژه می‌توان از این گزینه استفاده کرد. پس از بستن برد امکان باز کردن مجدد آن وجود دارد.
  

یک برد تازه ایجاد شده مانند تصویر بالا فاقد لیست یا کارت می‌باشد.

ایجاد و مدیریت لیست در بردهای ترلو:

لیست‌ها، همان ستون‌های تشکیل دهنده یک برد هستند که مدیر و اعضا می‌توانند با توجه به نیاز برای سامان‌دهی به پروژه ایجاد نمایند.

برای این منظور کافیست بر روی مستطیل سفید رنگی که در برد وجود دارد (در برد‌های تازه شده در سمت راست بالای صفحه وجود دارد) کلیک نموده و عنوان لیست را تعریف، سپس بر روی کلید «Save»‌ کلیک نمود.

در کنار عنوان هر لیست، یک آیکون گرد وجود دارد که با کلیک بر روی آن پنجره مدیریت آن لیست گشوده خواهد شد.

ایجاد و مدیریت کارت در بردهای ترلو:

در هر لیست می‌توان کارت(هایی) تعریف نمود، اغلب از کارت‌ها برای تععین وظایف هر عضو پروژه -برد- استفاده می‌گردد. برای ایجاد کارت می توان از منوی مدیریت لیست و یا از لینک «Add Card» موجود در انتهای هر لیست استفاده کرد. پس از کلیک بر روی «Add Card» کافیست عنوان کارت را وارد نمود سپس بر روی کلید «Add» کلیک کنید.

پس از ایجاد کارت، بهتر است اطلاعات آن‌را تکمیل نمود، برای این منظور بر روی کارت کلیک نموده تا بار شود. پنجره‌ای مشابه تصویر زیر باز خواهد شد.

کلیدهای مدیریتی یک کارت و کاربرد آن عبارتند از:

• Description: در این بخش توضیات کارت قرار می‌گیرد. با کلیک بر روی لینک Edit the description (درصورتی که قبلا متنی در این بخش نوشته شده‌باشد، نام لینک Edit خواهد بود) فضایی با قابلیت نوشتن متن برای باز خواهد شد، پس نوشتن توضیحات لازم بر روی کلید «Save» کلیک نمایید.

• Write a comment: جهت نوشتن کامنت در یک کارت استفاده می‌گردد.

برای مخاطب قراردادن شخصی خاص در کامنت می‌توان از کاراکتر @ قبل از نام کاربری‌اش استفاده کرد.

برای پاسخ به یک کامنت نیز می‌توان از کلید «Reply» زیر آن و یا مخاطب قراردادن کاربر به روش فوق استفاده کرد.

• Members: برای اضافه کردن عضو به کارت اضافه می‌گردد، معمولا کسانی عضو یک کارت می‌شوند که با مراحل انجام کار مشخص شده در کارت ارتباط مستقیم داشته باشند.
• Labels: برچسب‌هایی در ترلو وجود دارد که می‌توان جهت مقاصد خاص آن‌ها را برای هر برد ویرایش و استفاده کرد. مثلا تعیین درجه اولویت کارت‌ها. مدیریت برچسب‌ها در بخش برد توضیح داده‌شد.

جهت استفاده از برچسب در کارت، بر روی کلید «Labels» کلیک نموده و بر روی برچسب(های) مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شوند.

• Checklist: برای یک کارت می‌توان چک لیست ایجاد و استفاده کرد. برای این منظور کافی است بر روی کلید «Checklist» کلیک نموده و عنوان چک لیست جدید را وارد (یا از کارت دیگر و چک لیست‌های قبلا ساخته شده انتخاب) سپس بر روی کلید «Add» کلیک نمود.

• Due date: در این بخش می‌توان برای انجام یک کارت تاریخ سر رسید تعریف کرد.
• Attachment: این کلید برای پیوست کردن فایل‌ها و لینک‌ها به کارت کاربرد دارد. فایل‌ها را می‌توان از کامپیوتر، Google Drive ،Dropbox Box و OneDrive به کارت پیوست نمود.

• Move: جهت انتقال کارت بین لیست‌های یک برد و یا بردهای متفاوت استفاده می‌شود.
• Copy: می‌توان کارت را با حفظ پیوست‌ها و برچسب‌هایش یا بدون آن‌ها به لیست یا برد دیگری کپی کرد.
• Subscribe: چنانچه بخواهید در جریان تغییر یک کارت بدون عضویت در آن قرار بگیرید، کافیست به کمک کلید «Subscribe» مشترک کارت شوید. پس از اشتراک کلیه فعالیت‌ها از طریق ایمیل به شما مانند اعضا ارسال خواهد شد.
• Archive: پس از اتمام کار یک کارت، در صورت تمایل می‌توان آن را آرشیو نمود.
• Share and more: در این بخش می‌توان لینک اشتراک یک کارت را بدست آورد یا از آن خروجی‌های قابل پرینت یا به‌صورت کدهای جیسون گرفت.

تا اینجا یک کاربر قادر خواهد بود پروژه‌ای در ترلو ایجاد و آن‌را مدیریت کند. در مطالب بعدی، از سایر امکانات ترلو و کلیدهای میانبر آن صحبت خواهیم کرد.

با ما همراه باشید.

قسمت آخر آموزش استفاده از ترلو:

بخش سوم، ابزارهای مدیریت پروژه

ویدویی آموزشی شروع کار با ترلو.